Sabemos o quanto os dias podem ser corridos no seu trabalho e como é importante entender como otimizar o seu tempo na construção dos projetos da sua empresa!

❗Lembrando que na Vobi chamamos de "projeto" todos os segmentos de trabalho que a sua empresa possa ter, como: obra, consultoria, design de interiores e etc. 😉

Atividades que tomariam um longo período, como estruturar a lógica das informações, estilizar e compreender o caminho a ser seguido, já podem ser preestabelecidas com o uso de Templates.

Além disso, através da aplicação de templates nos projetos, começa a se formar na sua empresa um padrão de trabalho. Essa padronização proporciona a divisão correta das atividades que devem ser realizadas em cada etapa, aumentando a sua produtividade.

Então não perca mais tempo adicionando informações que se repetem em cada um dos projetos que a sua empresa está trabalhando! Acompanhe o material abaixo para ficar por dentro dessa funcionalidade que promete revolucionar o jeito que você constrói projetos hoje! 🚀

Template é uma funcionalidade que permite você reutilizar de maneira prática uma estrutura de organização dos seus projetos.

Com ele, você terá uma grande economia de tempo - uma vez que não precisará adicionar informações repetidas nos projetos da sua empresa. Na Vobi, você poderá criar e trabalhar com três tipos de templates:

A seguir explicaremos com mais detalhes quais os significados desses três tipos de templates.

São os templates que você pode utilizar para agilizar o registro de novas oportunidades. Assim se você sempre utiliza um mesmo modelo de orçamento, tarefas, arquivos e/ou anotações para compartilhar com o seu cliente, pode ser uma excelente forma de padronizar e melhorar a sua relação com potenciais novos clientes.

Esse tipo de template é recomendado para quando você for iniciar um novo projeto. Com essa modalidade, você pode definir etapas, tarefas, itens/serviços de orçamento, além de uma estrutura de pastas e anotações. Uma vez que você tiver definido esse template, você só precisa fazer um clique de mouse para que todas essas informações sejam replicadas em um novo projeto!

Com os templates de obra você poderá criar um padrão para organizar as obras que você estiver gerenciando e podendo criar modelos de orçamentos, com níveis, subníveis e composições padronizados, composições, tarefas, anotações e organização de pastas. Assim você consegue economizar tempo replicando informações que sempre utiliza!

Para criar um template, existem alguns caminhos que você pode seguir. Sinta-se livre para visualizar as outras formas de criar templates - deixarei elas no final desse material. Para esse exemplo, tomaremos o caminho do menu desenvolvido para a organização da sua biblioteca de templates: clique no menu Ferramentas e depois em Templates.

Uma vez dentro da sua central de templates, clique no botão Adicionar Template no centro da sua tela.

Uma vez feita essa etapa, você terá algo parecido com isso. 👇

Logo após clicar em Próximo, chegou o momento de adicionarmos as informações específicas de acordo com o seu tipo de template. A seguir, exploraremos as possibilidades de edição.

Aqui você adicionará todas as etapas de projeto/obra ou de oportunidades que você deseja que esse modelo (template) tenha! Para começar, basta clicar no botão Adicionar Etapa.

Após cadastrar as etapas, clique no símbolo "➕" que está ao lado de cada nome para então definir quais tarefas deverão ser realizadas para cada etapa criada. É importante ressaltar que as colunas de datas de início e fim (assim como o vínculo entre elas), horas estimadas, responsáveis, prioridade e status já podem ser predefinidos dentro do seu modelo também!

No final você terá algo parecido com isso: 👇
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Nessa aba você adicionará todos os itens como produtos, serviços e composições que você normalmente adicionaria nesse modelo de projeto/obra!

O orçamento é estruturado em níveis, subníveis e itens. Os níveis e subníveis são utilizados para você conseguir agrupar os itens do seu orçamento, e você pode utilizar a lógica que mais fizer sentido para essa organização, seja um agrupamento por ambientes, por etapa da obra, ou outra que se encaixar melhor no seu processo.

Para começar, basta criar o primeiro nível e após isso você consegue adicionar subníveis e itens dentro desse nível inicial ou adicionar outros níveis.

Caso fique alguma dúvida sobre como estruturar os seus orçamentos,

Crie modelos de pastas para todos os arquivos que você estará adicionando nesse modelo de projeto! Para adicionar uma pasta nesse template, basta clicar no botão Adicionar Pasta à esse Template. Veja esse exemplo para ter uma melhor ideia de como deveria ficar:

❗Importante: nos templates não é possível adicionar arquivos, somente a organização visual das pastas.

Desenhe seu próprio modelo de anotações para que seus colaboradores já saibam o que escrever e onde escrever as anotações do projeto! Para adicionar novos modelos de anotações, clique no símbolo de "➕" que fica no painel de notas.

Lembrando que as anotações podem ser utilizadas de diversas formas, veja alguns exemplos de como você pode aplicar essa funcionalidade: para comunicação padrão, modelo de contrato/proposta, atas de reunião, lembretes para equipe, plano de reforma e muito mais! 🤩

Além de criar templates através do menu Ferramentas >> Meus Templates, você poderá utilizar alguns caminhos alternativos para criar um template:

Para fazer isso é preciso ir no menu de Ações ao lado do nome do seu projeto e selecionar a opção Salvar como template, conforme o passo a passo abaixo

Uma vez feito isso, você terá algo parecido com isso 👇

Onde cada um dos itens é o seguinte:

Você pode gerenciar todos os seus modelos diretamente na sua biblioteca de Templates, através do menu Ferramentas. Aqui você poderá editar seus templates já criados e criar novos templates, como dito anteriormente.

Além disso, você também poderá constantemente editar seus templates, fazendo com que cada vez mais eles atendam melhor a sua empresa. Para isso, basta clicar no que você deseja atualizar no seu quadro de templates, além de conseguir também criar diferentes versões sem perder o histórico clicando no ícone de ⁝ e depois em Duplicar template. 😉

Assim como demonstrado no exemplo abaixo, foram elaborados vários modelos de orçamento por etapa, para que sejam adicionados aos projetos de forma mais eficiente à medida que as necessidades forem surgindo.

Quem é que não quer poupar tempo na hora de organizar sua empresa e gerenciar projetos?

Agora, toda vez que você for adicionar um novo projeto, iremos oferecer a possibilidade de você utilizar templates.

Na tela de escolha de templates, eles vão sempre aparecer de acordo com o contexto, ou seja, se você está adicionando um novo projeto, somente aparecerão templates de projetos; se você estiver dentro de um orçamento e quiser adicionar um pacote de itens de uma vez, somente aparecerão templates de orçamento.

Ao clicar em um template, você verá os detalhes dele - quem criou, quando, o tipo, nome e descrição, além do seu conteúdo: se for um template de projeto, você verá as etapas e tarefas, itens do orçamento, pastas e anotações; se for um template de orçamento, somente os itens do orçamento.

Clicando em "utilizar template", você verá uma mensagem de confirmação e seguindo, uma mensagem de operação realizada com sucesso. A partir deste momento, você pode editar como quiser os itens adicionados ou o projeto criado, e isso não interferirá no template.

É possível aplicar um novo template em um projeto em andamento a qualquer momento! Para isso, na aba Geral do seu projeto, clique em Ações e em seguida selecione a opção de Aplicar um template:

Você também pode adicionar um template apenas de itens de serviços, produtos ou composições diretamente dentro do seu Orçamento:

Caso já tenha iniciado o seu orçamento, basta clicar na opção de Ações dentro dele e selecionar Aplicar um template:

Além disso, é possível incorporar mais de um modelo nos seus projetos de acordo com a necessidade. Os novos modelos que forem acrescentados não substituirão os anteriores; eles apenas se somarão ao primeiro template adicionado.

Para te ajudar ainda mais na sua gestão de projetos e a poupar seu tempo, a nossa equipe criou alguns templates que você pode utilizar para a criação de seus projetos e para compor seus orçamentos.

Esses templates não são editáveis, mas a partir do momento que você o utiliza, é possível criar um template novo que ficará salvo na sua biblioteca. Basta fazer as edições que quiser e seguir os passos descritos em "Criando um template a partir de um projeto".