Pensando na manutenção do pleno funcionamento da empresa, torna-se de grande importância termos um local para registrar todas as despesas, sejam elas mensais ou sazonais.

Nesse artigo, veremos como você pode registrar esses gastos e evitar correr o risco de que as contas não se fechem no final do mês.

Acompanhe esse passo a passo para entender melhor! 😉

➡️ Fortaleça a saúde do seu negócio com a Gestão Financeira da Vobi

➡️ Como ler o resumo da Gestão Financeira da Vobi

➡️ Como criar e compartilhar cobranças com clientes

➡️ Como criar e acompanhar receitas

➡️ Entenda os resultados esperados pelas Receitas e Despesas

➡️ Analise os resultados dos seus projetos através dos Relatórios da Vobi

➡️ Dúvidas frequentes sobre a Gestão Financeira da Vobi

Bom, semelhante as outras abas, você segue tendo a visão do todo de imediato. Você pode recorrer aos filtros de busca, como o campo de pesquisa e intervalo de datas destacado abaixo, como aos filtros direcionados - Vencidos, Vence hoje, A vencer, Pagos e Total do período.

Na primeira sessão são mostrados os gráficos com base o filtro de Data de vencimento da parcela indicado, para que se veja com facilidade as parcelas que já foram pagas ou que seguem em aberto ou vencidas. Basta clicar sobre o filtro que se deseja ver com mais clareza essas informações e contar com o desenho gráfico gerado.

Logo abaixo, temos a descrição de todas as parcelas das despesas emitidas, informando do que se trata, valor, data de vencimento, fornecedor (opcional), projeto (opcional) e status.

Você poderá clicar sobre os filtros e ver o gráfico individual sobre cada um dele. De modo geral, eles indicam:

✔️ Vencidos: somatória das parcelas já vencidas conforme o filtro de data de vencimento;

✔️ Vence hoje: somatória das parcelas previstas para vencer na data de hoje;

✔️ A vencer: somatória das parcelas a vencer conforme o filtro de data de vencimento;

✔️ Pagos: somatória das parcelas já pagas conforme o filtro de data de vencimento;

✔️ Total do período: total previsto para se pagar conforme o filtro de data de vencimento, ou seja, somando as parcelas "a vencer" e "pagos".

Tão importante quanto realizar os lançamentos das cobranças e receitas do seu empreendimento, ter em mãos o que se gasta exatamente é primordial. Além disso, quando bem planejadas, podem ser essenciais para o bom funcionamento e manutenção da companhia.

A recomendação aqui é que se coloque todas as contas a pagar da sua empresa. Alguns exemplos em que você pode se lembrar:

✔️ Despesas com transporte ou combustível;

✔️ Tributos, impostos, contribuições e taxas;

✔️ Água, luz, telefone e internet;

✔️ Assessoria contábil;

✔️ Propaganda e publicidade da empresa;

✔️ Aluguel e condomínio;

✔️ Aquisição/manutenção de equipamentos e tecnologias de qualidade;

✔️ Salários.

E para já iniciarmos, vamos ao passo a passo de como adicionar uma despesa. 👉 Clique no botão Nova despesa e preencha os dados a seguir para gerar a sua parcela no final.

Aqui todos os campos são obrigatórios, exceto Fornecedor e Projeto/Oportunidade.

✔️ Nome da despesa;

✔️ Projeto/oportunidade: aqui você pode vincular ou não essa despesa a um projeto já existente na plataforma Vobi;

✔️Fornecedor: aqui você pode vincular ou não a um fornecedor já cadastrado na plataforma, ou até mesmo criar o seu registro diretamente aqui - veja na imagem abaixo.

✔️Categoria financeira: pensando em facilitar o trabalho de vocês, deixamos uma lista de categorias já configuradas para seleção, além disso, você pode adicionar a sua própria categoria se desejar.

✔️Data da despesa;

✔️ Valor da despesa;

✔️ Mais informações: clique nessa opção para adicionar a Conta e o Centro de Custo, como mostra abaixo:

Veja o exemplo abaixo como poderia ficar:

Em seguida, basta inserir as condições de pagamento dessa despesa, se será à vista ou parcelada. Lembrando que você pode também selecionar mais de uma forma de pagamento.

Veja o exemplo abaixo como poderia ficar:

Por padrão, as parcelas possuem um intervalo de 30 dias corridos entre uma e outra, mas você poderá remanejar essas datas se necessário. Além disso, poderá também definir o percentual do valor total inserido que essa parcela se refere.

Veja o exemplo abaixo como poderia ficar:

Ao selecionar a opção de Recorrência, você já pode estruturar essa despesa da forma que precisar:

✔️ Repetir a cada: período em que as recorrências serão criadas

✔️ Frequência: escolha entre dia, semana, mês ou ano.

✔️ Recorrência: quantas vezes essa despesa ou receita irá acontecer novamente.

Para saber mais sobre como criar receitas e despesas recorrentes dentro da Vobi, clique aqui 👈

Disponibilizamos aqui somente o campo de Notas internas, para você e quem tem acesso ao menu Administrativo do módulo Financeiro, para poderem registrar informações importantes.

Veja o exemplo abaixo como poderia ficar:

Por fim, para facilitar ainda mais esse processo, você poderá já vincular anexos a essa despesa, como documentos, nota fiscal, comprovante de pagamento e outros.

Veja o exemplo abaixo como poderia ficar:

Dispondo dessas informações, finalize com o botão Salvar e confira a parcela recém gerada no final da página principal de Despesas.

Você ainda poderá clicar nos três pontinhos ao lado da parcela e realizar outras ações, como revisitar os dados dessa despesa, adicionar arquivos e alterar o status dela.

Lembrando que na opção Ver detalhes você terá o resumo das informações dessa parcela e poderá editá-la, clicando no ícone de expansão em azul, como indicado abaixo.

E caso queira excluir essa parcela, basta expandir as informações e finalizar com Excluir no final da tela - lembrando que essa ação é permanente.

1. Organize o gráfico por data - escolha o período segundo a data de
vencimento ou pagamento das parcelas e data da receita.

2. Utilize filtros para visualização do gráfico - filtre por Categoria, Projeto, Conta e Cliente.

3. Campo de busca de informações, como, por exemplo: título de uma parcela.

4. Exportar - aqui você pode gerar um relatório em Excel no formato de CSV com os dados analisados no gráfico.

5. Adicione uma nova despesa.

6. Gráfico para análise dos dados - a visualização pode ser alterada para somente analisar parcelas vencidas, vencendo no dia, a vencer, valores pagos ou pode visualizar o total desse período.

7. Parcelas - veja as mesmas informações do gráfico no formado de lista e clique sobre as linhas para ver o detalhe das parcelas.

8. Ícone de recorrência - através da visualização desse ícone você reconhece uma despesa recorrente.

9. Ícone de três pontinhos - use esse ícone para adicionar anexos, alterar o status da parcela ou para ver a cobrança inteira.