As alçadas de aprovação são mecanismos essenciais para garantir o controle e a conformidade nos processos de compras dentro da Vobi. Elas permitem que determinadas ações, como solicitações e ordens de compra (OC), sejam submetidas à aprovação de usuários autorizados antes de sua execução. Neste artigo, abordaremos como configurar e utilizar as alçadas de aprovação para otimizar o fluxo de compras em sua empresa.
Definindo quais Alçadas estarão ativas
Configurando quais usuários possuem Alçadas
Como utilizar a Alçada de Aprovação em Compras
Solicitação de compra
Ordem de compra
Dentro da seção de configurações da Vobi, existe o menu "Alçadas de aprovação". Neste menu, é possível ativar ou desativar as alçadas disponíveis, afetando toda a empresa. Alterações nessas configurações podem exigir que os usuários atualizem a tela para ter efeito.
*Se a alçada for desativada, os status específicos de alçada serão ocultados nos respectivos módulos:
Solicitação de compra: Status "Aprovado" e "Recusado" serão ocultados.
Ordem de Compra: Status "Aprovado" será ocultado.
Ao criar ou editar um usuário na Vobi, há uma seção específica para configurar sua alçada de aprovação. É possível definir alçadas tanto para solicitações quanto para ordens de compra. Usuários com perfil de administrador (admin) ou proprietário possuem, por padrão, todas as alçadas ativas e ilimitadas.
Além disso, nas permissões de usuário, há a opção "Empresa → Alçadas de aprovação", que libera o acesso ao menu de alçadas na plataforma e permite a configuração por módulo.
A configuração de alçada de aprovação é simples. Basta acessar Configurações -> Equipe, selecionar o usuário que deseja configurar e liberar a permissão de aprovar solicitações.
Nas telas de visualização de uma solicitação de compra, usuários com permissão de aprovação verão botões para aprovar ou recusar a solicitação, localizados abaixo do cabeçalho.
Após a aprovação, não é mais possível editar detalhes da solicitação e os dados do responsável, incluindo data e hora, são registrados e é possível registrar o motivo da recusa
Para usuários com permissão de aprovação, avançar o status de uma solicitação resulta em aprovação automática.
Solicitações recusadas não poderão seguir para os próximos status no processo de compra.
Após a recusa, os dados do responsável, incluindo data e hora, são registrados e é possível registrar o motivo da recusa
Para configurar basta acessar Configurações -> Equipe, selecionar o usuário que deseja configurar e liberar a permissão de aprovar solicitações.
Para configurar se o usuário possui permissão de aprovar qualquer ordem de compra ou será limitado a um valor utilize o campo “Valor máximo” dentro da configuração de alçada.
Valor máximo vazio: Valor ilimitado, aprova qualquer ordem de compra
Valor máximo preenchido: Limita a aprovação a ordens de valor total menor do que o valor configurado.
Nas telas de visualização de uma ordem de compra, usuários com permissão de aprovação verão botões para aprovar ou recusar a solicitação, localizados abaixo do cabeçalho.
Após a aprovação, não é mais possível editar detalhes da solicitação e os dados do responsável, incluindo data e hora, são registrados e é possível registrar o motivo da recusa
Para usuários com permissão de aprovação, avançar o status de uma solicitação ou OC resulta em aprovação automática.
Ordens de compra recusadas não poderão seguir para os próximos status no processo de compra.
Após a recusa, os dados do responsável, incluindo data e hora, são registrados e é possível registrar o motivo da recusa
