--- title: "Como funciona a assinatura digital" description: "Assine propostas, contratos e outros documentos diretamente pela Vobi, com praticidade e validade jurídica e mantenha todo o processo organizado em um só lugar." url: https://ajuda.vobi.com.br/pt-br/articles/12956036-como-funciona-a-assinatura-digital collection: "Ferramentas" updated: 2026-11-02 language: pt-br --- # Como funciona a assinatura digital Assine propostas, contratos e outros documentos diretamente pela Vobi, com praticidade e validade jurídica e mantenha todo o processo organizado em um só lugar. ## Visão geral Com a Assinatura Digital, você pode formalizar propostas, contratos e outros documentos com praticidade e validade jurídica, mantendo todo o processo conectado à sua rotina na Vobi. Do envio à assinatura, você acompanha quem já concluiu, quem ainda está pendente e mantém o histórico e o documento assinado organizados em um só lugar. ## O que você verá neste artigo - Por que usar a Assinatura Digital? - A Assinatura Digital na Vobi tem validade jurídica? - Onde acessar a Assinatura Digital - Como solicitar uma assinatura - Como acompanhar o andamento das assinaturas - Como enviar um lembrete para quem ainda não assinou - Como cancelar uma assinatura pendente - Como adicionar novos signatários a uma solicitação - Como consultar o histórico de uma assinatura - Como acessar o documento assinado - Como conferir a autenticidade das assinaturas do meu documento? - Dicas para gerenciar suas assinaturas ## Por que usar a Assinatura Digital? A Assinatura Digital torna mais simples a formalização de propostas, contratos e outros documentos que fazem parte da rotina da sua empresa. Com ela, você pode: - **Assinar documentos com validade jurídica:** formalize documentos eletronicamente sem depender da assinatura em papel. - **Economizar tempo:** envie o documento para assinatura diretamente pela Vobi, sem precisar baixar e levar o processo para outra ferramenta. - **Centralizar todo o processo:** mantenha documentos, signatários, andamento e histórico em um só lugar. - **Acompanhar cada assinatura:** veja quem já assinou e quem ainda está pendente. - **Enviar por e-mail ou WhatsApp:** escolha o canal mais adequado para cada signatário. - **Aumentar o nível de identificação quando necessário:** utilize recursos adicionais como autenticação de dois fatores, CPF, selfie, documento ou certificado digital. ## A Assinatura Digital na Vobi tem validade jurídica? Sim. A Assinatura Digital da Vobi permite formalizar documentos eletronicamente com segurança, rastreabilidade e validade jurídica. Durante o processo, a Vobi registra as informações da solicitação, dos signatários e das assinaturas, mantendo o histórico e a versão assinada do documento organizados na plataforma. Se necessário, você também pode aumentar o nível de segurança da assinatura com recursos adicionais gratuitos, como **autenticação de dois fatores, solicitação de CPF, selfie, documento de identificação ou certificado digital.** As assinaturas eletrônicas são reconhecidas pela legislação brasileira, regularizada pela **Medida Provisória nº 2.200-2/2001** e a **Lei nº 14.063/2020**. ## Onde acessar a Assinatura Digital No menu lateral da Vobi, acesse **Documentos > Assinatura digital.** Nessa tela, você encontra as solicitações de assinatura da sua empresa e pode usar a busca e os filtros para localizar um documento específico. ![A tela Assinatura digital mostra uma lista de documentos com datas, projetos e status de assinatura, além de filtros e botão para assinar documento. Visible: Assinatura digital, Gerador de documentos, Nome do documento, Inicial, Final, Filtrar.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/ASNIlNSYM13556P7cZLkHVqy7Vyi948dt9MKzdTWYoNOclXem1nUOEN75CDvepc7pGNRIl9h8V7.gif) Você também pode iniciar uma solicitação diretamente de outros pontos da Vobi, como: - Gerador de Documentos; - Documentos dentro de um projeto, oportunidade ou contrato; - Arquivos. Sempre que a opção estiver disponível, procure pela ação Solicitar assinatura. ![Tela Geral do projeto Apartamento Michel no Vobi, com detalhes gerais, resumo de atividades e painéis laterais de tarefas, pagamentos e arquivos. Visible: Projeto Apartamento Michel, Geral, Detalhes gerais, Código: 26125, Valor (estimado): R$50.000,00, Resumo de atividades.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/5BWv4ZaWeDQRYk41Y6iOHutmISJYORmJCu493iXV94x3NJpsfmzkCS69LldhT0xIRH8DjkeX9HM.gif) ## Como solicitar uma assinatura ### 1\. Escolha o documento que será assinado Comece clicando em **Assinar documento**. Na primeira etapa, escolha qual documento deseja enviar para assinatura. Você pode: - Utilizar um documento que já está no Gerador de Documentos; - Utilizar um arquivo que já está na Vobi; - Fazer upload de um arquivo do seu computador. ![Vobi’s Documentos > Assinatura digital screen shows a table of documents, creation dates, projects, signing statuses, and action menus. Visible: Assinatura digital, Gerador de documentos, Assinatura digital, Nome do documento, Inicial, Final.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/tSenImmasSWBAdbgVvxzPKOPmdvOO4Cu53NteLFLOyCpp3Y9QXQsrSDqERYAsIKA5N6WMGWEX18.gif) > **Warning:** O limite por arquivo é de **20 MB**. Você pode enviar para assinatura arquivos nos formatos: **PDF, Word, Excel e PowerPoint**. ### 2\. Adicione quem precisa assinar Na etapa Signatários, escolha todas as pessoas que precisam assinar o documento. Você pode adicionar: - Pessoas da sua equipe; - Clientes; - Fornecedores; - Qualquer outra pessoa, utilizando a opção Personalizado. Para cada pessoa, você também pode definir o papel que ela terá no documento, como Signatário, Contratante, Contratado(a) ou um papel personalizado. Você pode adicionar quantos signatários forem necessários. Para cada signatário, você pode escolher se o link de assinatura será enviado por e-mail ou por WhatsApp. ![A janela Solicitar assinatura está na etapa Signatários, sem signatários adicionados, e oferece a opção de adicionar um signatário. Visible: Solicitar assinatura, Documento, Signatários, Configurar e enviar, Quem vai assinar?, Nenhum signatário adicionado.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/RhlRuZfDmNISAFBBDW0UubGwJVGdOU1SwJFMkneS2tO2XPIiBbKpYeB3ZkNZ2DgBZpvu7tRRo2K.gif) ### 3\. Configure o nível de identificação necessário Nem todo documento exige o mesmo nível de identificação. Por isso, para cada signatário, a Vobi permite utilizar configurações adicionais quando necessário. Abra **Configurações avançadas** para encontrar as opções disponíveis. Todas essas configurações são opcionais e podem ser definidas individualmente para cada signatário. ![Modal “Solicitar assinatura” sobre a área de arquivos do projeto Apartamento Michel, com campos do signatário e configurações avançadas de assinatura. Visible: Solicitar assinatura, Cliente, Michel Vasconcelos, Papel, Signatário, Solicitar assinatura via.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/xBJBGyjz70KhgGZqb2xDMc0qbTiGaeavUUubVZtOx3RQde1juNDaDDZqWKUdWHnGaRb1DUsE9le.gif) - **Autenticação de dois fatores:** Envia um código por e-mail ou WhatsApp para confirmar a identidade do signatário antes da assinatura. - **Solicitar CPF:** Pede o CPF da pessoa antes de concluir a assinatura. - Solicitar data de nascimento: Adiciona a data de nascimento como mais uma informação de identificação. - **Solicitar selfie:** Solicita uma foto do signatário durante o processo. A selfie fica associada à assinatura e aparece no documento. - **Solicitar documento:** Solicita o envio da frente e do verso de um documento de identificação. - **Exigir certificado digital:** Exige que o signatário utilize um certificado digital para concluir a assinatura. ### 4\. Defina uma ordem para as assinaturas Se for necessário que uma pessoa assine antes das próximas, ative a opção: **Quero que as assinaturas sejam realizadas na ordem acima.** Depois, organize os signatários na sequência desejada. Com essa opção ativa, o primeiro signatário recebe a solicitação. Somente depois que ele concluir a assinatura, a próxima pessoa recebe o link. O processo continua dessa forma até chegar ao último signatário. ![Modal “Solicitar assinatura” na tela de documentos do projeto, na etapa “Signatários”, com dois signatários listados e opção para adicionar outro. Visible: Solicitar assinatura, Documento, Signatários, Configurar e enviar, Quem vai assinar?, Helena Oliveira Cunha.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/UBaQBJ0vGwaQgt2kOH7V3ARe7KejGPOYCArCipOMbEEbHdIvsWGLXMx1tJ7SlkDVsVRTGeGPkwd.gif) ### 5\. Configure o prazo da assinatura e observadores Se precisar, defina até quando os signatários poderão concluir a assinatura. A Vobi sugere inicialmente um prazo de **30 dias**, mas você pode alterar a data de acordo com sua necessidade. O prazo máximo é de **60 dias** a partir do envio. Depois da data definida, as assinaturas que ainda estiverem pendentes não poderão assinar. ![Janela Solicitar assinatura na etapa Configurar e enviar, com configurações do documento para definir a data de expiração e adicionar observadores. Visible: Solicitar assinatura, Documento, Signatários, Configurar e enviar, Configurações do documento, Definir data de expiração.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/0lZNYaMzGcZWz88M27HK8c3OdWirXT6wmG53mBfhOmWz7JYSLPKUMRMnyd9DvUvXsICQZfCqYE4.gif) Você também pode adicionar **observadores** à solicitação. Eles podem acompanhar o andamento das assinaturas, mas não vão assinar o documento. Isso pode ser útil, por exemplo, para incluir outra pessoa da equipe que precisa acompanhar a formalização de um contrato. Depois de revisar as pessoas e configurações, clique em **Enviar.** ## Como acompanhar o andamento das assinaturas Depois do envio, abra o documento e acesse a aba **Assinatura**. Na seção **Signatários**, você pode conferir: - O status geral da solicitação; - Quem precisa assinar e quem já assinou; - Para qual contato a solicitação foi enviada; - O prazo para assinatura; ![Contract execution screen shows a construction contract PDF beside the Assinatura panel with signatory statuses and an Add signer button. Visible: Contrato de Empreitada - Execução de obra, Ações, Exportar PDF, Compartilhar, CONTRATO PARTICULAR DE EMPREITADA PARA EXECUÇÃO DE OBRA, Assinatura.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/vz7djYNQUPf8orJdPUpBOnGTwddhBQGqMKzv24WHNVaSR81TvrzH4z36Rsa3VTyMdRZSX6Lkcmg.gif) Quando você utiliza a assinatura em sequência, a Vobi também mostra a ordem definida e qual pessoa está na vez de assinar. ![Tela de gerenciamento de reforma de apartamento com documento PDF aberto e painel Assinatura mostrando signatários e status da solicitação parcialmente assinada. Visible: Gerenciamento de Reforma de Apartamento, Ações, Exportar PDF, Compartilhar, Informações, Versões.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/lQ2Mh4F5bMOBCDOHMz0yRe7SoIthayMdsrUZcLPMADlJ2is5azdgQGUxFdNQUq8vWluJ7sWlrCb.gif) ## Como enviar um lembrete para quem ainda não assinou Se uma pessoa ainda não concluiu a assinatura e recebeu a solicitação por **e-mail**, você pode enviar um lembrete diretamente pela Vobi. Na assinatura pendente, escolha **Enviar lembrete.** Você pode utilizar a mensagem sugerida ou escrever uma mensagem personalizada. Essa opção está disponível para solicitações enviadas por e-mail. Para solicitações enviadas pelo WhatsApp, o lembrete manual não fica disponível. ![Tela de visualização do contrato de construção civil, com a aba Assinatura aberta e status de assinatura dos participantes no painel lateral. Visible: Contrato de Prestação de Serviços - Construção Civil, Ações, Exportar PDF, Compartilhar, Ajustar à largura, Assinatura.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/ffF9l9zEee3W35uhuIfZZJD5VkJt5SfFtn2BE8DhEkTuavPLYVGUZeZKbJa3a2R3N9Mj9HZiqKF.gif) ## Como cancelar uma assinatura pendente Se uma pessoa não precisar mais assinar, você pode cancelar a solicitação dela enquanto a assinatura estiver pendente. Depois do cancelamento, o link enviado para aquela pessoa deixa de ficar disponível. ![](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/Mjo9ejtDWLjMV22FTMbslZ8dRM9u6w9JNHNPt4aJT0T3fwgdmWdK0t4LCb31mfwAqv18jYl0WaG.gif) > **Warning:** **Atenção às assinaturas em sequência:** Se as assinaturas estiverem configuradas em ordem, cancelar o signatário da vez **também cancela os demais signatários que ainda estavam aguardando** naquela sequência. ## Como adicionar novos signatários a uma solicitação Enquanto a solicitação estiver em andamento, você pode incluir outras pessoas sem precisar começar todo o processo novamente. Na aba **Assinatura**, clique em **Adicionar signatário.** Adicione as novas pessoas, escolha como cada uma receberá a solicitação, configure as opções necessárias e envie. Depois que uma solicitação for concluída, ainda existe um período limitado de **7 dias** em que novos signatários podem ser adicionados ao documento. ![A construction services contract is open in a document viewer with the Assinatura panel showing signer statuses and expiration dates. Visible: Contrato de Prestação de Serviços - Construção Civil, Ações, Exportar PDF, Compartilhar, Ajustar à largura, Assinatura.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/9VKfs26aWbo8LHpBPLlShbOSOqMfsClEeRGBsX0xi9cuHDDTwW0XGfmOGQHroYMSokVGWkwOny7.gif) ## Como consultar o histórico de uma assinatura Além de visualizar o status atual, você também pode acompanhar o que aconteceu durante o processo utilizando a aba **Histórico**. No histórico você pode encontrar registros como: - Quando a solicitação de assinatura foi enviada e para quais signatários; - Quando um signatário abriu o e-mail e documento; - Quando uma assinatura foi concluída ou recusada, juntamente com o motivo da recusa; - Quando uma assinatura foi cancelada ou expirada; - Quando todas as assinaturas foram concluídas. Cada registro apresenta também a **data e o horário** da ação. Assim, o acompanhamento fica registrado junto ao documento e você não precisa depender de controles externos para reconstruir o que aconteceu. ![Document viewer for “Contrato de Empreitada - Execução de obra” shows the contract beside the Assinatura panel with Histórico selected and a signature activity timeline. Visible: Contrato de Empreitada - Execução de obra, Ações, Exportar PDF, Compartilhar, Informações, Versões.](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/NeU2lFbFvfDe2ChJTYjJlHsNNFyI9HlqldszZ9jQgJtl14Q3vvHa3cJwvQ4jBHU25ghkllje5IQ.gif) ## Como baixar o documento assinado Quando todos os signatários assinam, a versão assinada do documento permanece armazenada na plataforma. Isso ajuda a manter o documento formalizado junto das demais informações do projeto. Você pode exportar em PDF o documento assinado ou o documento original. ![Contract execution screen shows a signed construction contract PDF beside the Histórico activity timeline, with the open Exportar PDF menu offering original and signed downloads. Visible: Contrato de Empreitada - Execução de obra, Ações, Exportar PDF, Compartilhar, Baixar PDF original, Baixar PDF as](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/mMpAF1NmISmqkHFGAq3p88wsKIDh1af76O6QoRIYTRTb5x2afyHgiVxe2GH8kiGD93X3x735cTQ.gif) ## Como conferir a autenticidade das assinaturas do meu documento? Depois que o documento for assinado na Vobi, você pode conferir a autenticidade e a integridade da assinatura pelo serviço oficial **VALIDAR**, do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). O serviço verifica se a assinatura eletrônica está em conformidade com os padrões reconhecidos oficialmente no Brasil. [Para acessar, basta clicar no link.](https://validar.iti.gov.br/) ![Tela de resultado do serviço VALIDAR mostra informações do arquivo e uma assinatura aprovada, com o botão para ver o relatório de conformidade. Visible: gov.br, VALIDAR, Serviço de validação de assinaturas eletrônicas, Informações gerais do arquivo:, Nome do arquivo:, Aditivo de contrato-assinado.pd](https://staticfiles.gleap.io/ghelparticle/UqoGVzqZSsAjOPdB7GtzvQ20va0kvJhgSDFXV3s0fNmPUDLBn7mAmZbNuHH3XOf678hiuExCdER.gif) ## Dicas para gerenciar suas assinaturas - Confira o documento antes de iniciar a assinatura, já que documentos em processo de assinatura não podem ser editados. - Aproveite clientes, fornecedores e membros da equipe já cadastrados para adicionar signatários mais rápido. - Utilize requisitos adicionais de identificação de acordo com a importância e a necessidade do documento. - Defina um prazo adequado para evitar solicitações abertas por tempo demais. - Acompanhe o progresso diretamente pela Vobi em vez de manter controles paralelos. - Envie lembretes quando uma assinatura por e-mail estiver demorando. - Consulte o Histórico sempre que precisar verificar o que aconteceu durante o processo. * * * ## **Caso tenha alguma dúvida, nossa equipe de suporte está disponível na Central de Ajuda, disponível no menu Home.** **😉**