Visão Geral

O controle das entradas e saídas é uma das tarefas principais do dia a dia de uma empresa para monitoramento da sua saúde financeira. Portanto, é fundamental manter a organização e controle dos documentos que comprovam essas transações, como recibos, boletos e notas fiscais.

Independente do tamanho do seu negócio, a Gestão de Notas Fiscais é fundamental para o controle de todas as transações financeiras e garantir que está em dia com as suas obrigações fiscais, ou seja, gestão também é fundamental caso a sua empresa passe por algum processo de fiscalização. É por meio desse documento que se comprova que houve uma transação comercial e quais impostos foram gerados por ela.

🚨 Sem uma gestão adequada, você corre o risco de perder notas fiscais, o que dificulta a realização de previsões precisas de fluxo de caixa, definir orçamentos de negócios e gerenciar suas receitas e despesas.

Nesse artigo, vamos ver como realizar o gerenciamento e armazenamento das Notas Fiscais da sua empresa através da plataforma Vobi e como ela será a sua maior aliada para agilizar esse processo e economizar tempo e dinheiro. 🚀

O que você vai ver nesse artigo:

O que é Nota fiscal e por que devo fazer a gestão desse documento?
Como armazenar suas notas fiscais na Vobi
Como acessar as notas fiscais armazenadas na Vobi
Dúvidas frequentes

O que é Nota fiscal e por que devo fazer a gestão desse documento?

A Nota fiscal eletrônica é um documento fiscal emitido por empresas e profissionais autônomos para registrar operações comerciais, serviços prestados ou vendas de produtos. Elas são essenciais para comprovar transações financeiras, registrar impostos e garantir a regularidade fiscal perante os órgãos governamentais.

Para quem possui um CNPJ, emitir uma nota fiscal a cada venda ou serviço prestado é obrigatório. Mas não basta apenas emitir, é crucial armazenar esses documentos de forma adequada. Segundo a Lei 5.172, Art. 173 do Código Tributário Nacional, as notas fiscais devem ser guardadas por no mínimo 5 anos.

A gestão eficiente das notas fiscais vai além do armazenamento. Esses documentos contêm informações valiosas para diversos setores, como o fiscal, compras e financeiro. Ao centralizá-los na plataforma Vobi, o gestor consegue enviar mensalmente as notas ao contador, facilitando o cálculo de impostos, elaboração de balanços contábeis e regularização do negócio. 🔍🧾

Dentre as principais vantagens de ter uma gestão de notas fiscais eficiente na sua empresa através da Vobi, destacamos:

✅ Maior organização das informações

✅ Organização do fluxo de caixa

✅ Controle correto perante a Auditoria fiscal

✅ Análise de receitas e despesas da empresa

Como armazenar notas fiscais na Vobi

Você pode armazenar as notas fiscais em pagamentos, receitas ou despesas cadastradas na plataforma Vobi. Isso pode ser feito durante a criação desse lançamento financeiro ou após isso, você poderá incluir o documento fiscal relacionado a ele através da função de Edição.

Ou seja, se você registrar uma receita ou despesa e já tiver a nota fiscal correspondente, poderá anexá-la no momento da criação do lançamento, caso contrário, vai ser só Editar esse lançamento e anexar o documento fiscal posteriormente.

Dentro de cada receita, despesa ou pagamento, você encontrará a aba "Anexos, notas fiscais e anotações". Basta clicar nela.
Na segunda seção, localizada na parte de "Notas Fiscais", clique em “Adicionar”.
Preencha os campos (apenas o série/número é obrigatório):
- Série/Número: este campo refere-se à numeração única da Nota Fiscal emitida para cada operação, e é necessário para identificar e rastrear cada documento fiscal na plataforma.
- Data de emissão: É a data em que a Nota Fiscal foi emitida.
- Ícone de clipes 📎: clique no ícone para adicionar o arquivo da Nota Fiscal no lançamento financeiro.
E pronto! 🎉 Após criar ou editar o lançamento financeiro e anexar a NF, você verá um ícone ao lado parecido com uma nota 🧾, indicando que esse lançamento possui uma NF armazenada. Além disso, o número da nota fiscal também será exibido ao lado do nome do lançamento.

❗ Importante: Através da Vobi, você pode armazenar tanto as NF de compras e contratações do seu negócio quanto as do seu cliente. Após isso, se você der permissão, seu cliente poderá acessar o Portal do Cliente e na página de Pagamentos, visualizar os documentos anexados neste nos pagamentos dele para o seu negócio ou para terceiros, incluindo a nota fiscal!

💡 Dica da Vobi: Oriente sempre seus clientes a enviar as notas fiscais emitidas por fornecedores para sua empresa armazenar na plataforma Vobi. Isso não apenas assegura um armazenamento seguro e organizado das documentações fiscais, mas também representa um diferencial valioso para o seu negócio.

Como acessar as notas fiscais armazenadas na Vobi

Através do Financeiro de um Projeto ou do Módulo Geral de Financeiro da plataforma, nas abas de Receitas, Despesas, Pagamentos e Resultados, você vai poder gerenciar todas as Notas Fiscais armazenadas na plataforma:

1. Use os Filtros para personalizar sua visualização e conferir apenas os lançamentos que contenham notas fiscais ou apenas os que estejam sem nota;

2. Use o campo de busca e digite a série/número da Nota Fiscal que procura para visualizar todos os lançamentos financeiros associados a essa nota.

3. Através do botão de Ações, você poderá Exportar notas fiscais! Você deve escolher o período das notas a serem exportadas:

Data: Você pode exportar selecionando o período pela data de lançamento do pagamento ou pela data de emissão das notas.
Mês e Ano: Escolha o mês e ano do período que deseja exportar.

💡 Dica da Vobi: o recurso de Exportar notas fiscais será útil quando você precisar enviar as notas para o seu cliente ou para a sua contabilidade, pois permite uma seleção mais específica conforme as datas importantes para cada processo.

Dúvidas Frequentes