Nós já sabemos que o processo de cotação é fundamental para qualquer tipo de negócio, independente da área. Agora especialmente se tratando da construção civil, onde cada detalhe conta para o sucesso do seu projeto ou obra, ter total controle das informações durante a etapa de cotação é fundamental.
E a boa notícia é que através do Mapa de Cotações da Vobi, você tem uma ferramenta que vai ser a sua maior aliada para esse processo, onde você acompanha facilmente o comparativo entre os fornecedores cotados e identifica rapidamente qual a melhor opção para o seu negócio ou seu cliente.
Neste artigo, vamos explorar como você pode gerenciar com máxima eficiência todo o processo de cotações dos seus Projetos e Obras! 
O que é Mapa de Cotações da Vobi e quais as vantagens de utilizá-lo?
Como funciona o Mapa de Cotações da Vobi
Como compartilhar com cliente
Como exportar o Mapa de Cotações
Dúvidas frequentes
O Mapa de Cotações da Vobi é uma ferramenta que facilita a comparação de preços e condições de produtos e serviços oferecidos por diferentes fornecedores. Em vez de lidar com várias propostas separadamente, o mapa de cotações organiza todas as informações relevantes em uma tabela, incluindo valores, disponibilidade de produtos, prazos de entrega e outros detalhes importantes. Isso permite uma comparação rápida e fácil lado a lado, ajudando na tomada de decisão para o seu negócio de forma mais eficiente. 
Dentre as inúmeras vantagens de utilizar o Mapa de Cotações da Vobi, as principais são:
Comparação de Preços: Permite comparar os preços de diferentes fornecedores e escolher a opção mais vantajosa de acordo com as necessidades e objetivos do negócio.
Economia de Tempo: Reduz o tempo gasto na pesquisa de preços e na coleta de propostas, pois organiza todas as informações das propostas em um único local, agilizando o processo de tomada de decisão.
Melhoria na Gestão de Custos: Ajuda a controlar os gastos ao possibilitar a comparação detalhada de propostas recebidas, incluindo frete, descontos, impostos, entre outros.
Transparência e Organização: Promove a transparência ao apresentar todas as informações de forma clara e organizada para o cliente, facilitando a análise ao acessar o mapa.
Negociação Mais Estratégica: Fornece uma base sólida para negociações com fornecedores, permitindo a discussão de condições mais favoráveis com base nas propostas recebidas e comparativos feitos através do Mapa.
Redução de Erros: Além do acompanhamento dos status dos pedidos deixar o processo de cotação mais claro, a comparação lado a lado do mapa de cotação minimiza erros na análise de preços.
Para acessar o Mapa de Cotações na Vobi, é necessário criar uma cotação e selecionar os fornecedores para os quais deseja enviar o pedido.
Depois de criada, dentro da cotação você encontrará o Mapa de Cotações, onde estarão listados os fornecedores selecionados e os itens dessa cotação. À medida que os fornecedores acessarem o link e compartilharem suas propostas (ou você importar as respostas dos fornecedores) será possível acompanhar todas as informações no Mapa, facilitando a comparação e a tomada de decisão.
Para obter mais informações sobre como seu fornecedor pode responder ao pedido de cotação ou como você pode registrar essas respostas na plataforma, clique aqui.
O Mapa de Cotações organiza todas as informações das propostas dos seus fornecedores de uma forma simples e fácil de fazer comparações.
Itens: Aqui, estão todos os itens que fazem parte do seu pedido de cotação, com seus respectivos nomes, códigos, quantidades solicitadas, unidades, datas de necessidade, custos unitários e custos totais.
Fornecedores: Aqui você pode acompanhar os fornecedores que estão no processo de cotação e suas respectivas propostas. Caso for necessário, você pode clicar em “Fornecedores +”, adicionar novos fornecedores e enviar pedidos de cotação para outros profissionais.
Campo de busca: Campo para a busca de itens específicos.
Exportar: Através desse ícone, você poderá exportar seu mapa de cotações em PDF, CSV ou Excel.
Compartilhar com cliente: Através desse botão, você pode compartilhar o convite para o seu cliente se cadastrar na plataforma via e-mail ou link e também habilitar Cotações no portal do cliente.
Engrenagem 
: Aqui você pode configurar o seu mapa de cotação. Vamos explicar em detalhes como fazer isso logo abaixo.
Ações: Clique aqui para Editar os dados da cotação, Enviar os pedidos de cotações aos fornecedores ou Excluir.
Subtotal e Detalhes: Aqui você pode acompanhar informações como frete, descontos, impostos, previsão de entrega e prazo de validade da cotação.
Total: Aqui você pode conferir e comparar o total orçado para a cotação e o total de cada proposta recebida.
Ao acessar o Mapa de Cotações da Vobi, você poderá configurar as colunas visíveis para sua equipe e para o seu cliente de forma simples e eficiente! Aqui estão os passos para configurar o seu Mapa:
Configuração das colunas de Itens do Mapa de Cotação: Aqui você poderá configurar quais colunas/informações estarão disponíveis para você e sua equipe em “Habilitado” e para seus clientes em “Cliente”.
Código: código que faz referência ao item.
Quantidade: quantidade de unidades solicitadas para aquele item.
Unidade: métrica de medida do item, como metro quadrado, litro, peça, etc.
Necessidade: data em que a obra precisa desse item.
Custo unitário e total: custo estimado para esse item dentro do orçamento. Representa o que se espera gastar, por unidade e no total, com esse item. No entanto, é importante ressaltar que esse valor é uma estimativa.
Configuração das colunas de Fornecedores do Mapa de Cotação: Aqui você poderá configurar quais Fornecedores estarão disponíveis para você e sua equipe em “Habilitado” e para seus clientes em “Cliente”.
Fornecedor A
Fornecedor B
Fornecedor C
O Mapa de Cotações, além de centralizar todas as informações de propostas dos seus fornecedores, conta com algumas indicações automáticas que vão agilizar muito a sua análise!
À medida que os fornecedores acessem o link e compartilharem suas propostas, ou então você fizer o cadastro dessas respostas, você poderá acompanhar todas as informações nesse mapa, incluindo as indicações que vão facilitar a sua análise.
Menor preço
No Mapa de Cotações da Vobi, você pode identificar facilmente o menor preço tanto por item quanto por fornecedor:
Por Item: A plataforma mostra automaticamente qual fornecedor tem o menor preço de cada item. Isso é indicado pela cor verde no mapa.
Por fornecedor: Na última linha em “Total”, o ícone de $ na cor verde indica a proposta com menor valor. É importante ressaltar que acima dessa linha temos a comparação item a item, enquanto abaixo temos a comparação das propostas completas de cada fornecedor.
Quantidade
No Mapa de Cotações da Vobi, você poderá identificar quando um fornecedor disponibiliza uma quantidade diferente da solicitada para um determinado item. Isso pode acontecer quando o fornecedor não tem toda a quantidade solicitada disponível ou enviar uma proposta com quantidades maiores.
Nesse cenário, você verá que o número indicando a quantidade estará em laranja, acompanhado de uma seta. Se a quantidade fornecida for menor do que a solicitada, a seta apontará para baixo; se for maior, apontará para cima. Essa indicação visual ajuda a perceber facilmente as discrepâncias nas quantidades propostas pelos fornecedores.
Essas informações serão visíveis item a item e também na linha de “Total”. Na proposta de menor valor, haverá uma indicação para a criação da Ordem de Compra, junto com um ícone laranja de ponto de exclamação, indicando que há quantidades diferentes das solicitadas nesta cotação.
Indisponível
No Mapa de Cotações da Vobi, é possível identificar quando os fornecedores não possuem algum dos itens solicitados no pedido de cotação. Se um fornecedor marcou um item como indisponível, ou se você fez isso ao cadastrar a resposta dele, no campo de “Quantidade” desse item e fornecedor específicos, será exibido o termo “Ind.” (indisponível) em um tom de cinza mais claro. Essa indicação ajuda a visualizar facilmente quais itens não estão disponíveis para cada fornecedor.
Depois de receber as propostas dos fornecedores, é hora de avaliar qual delas é a melhor opção e aprovar! 
Você, algum membro da sua equipe ou até mesmo o cliente podem aprovar a melhor proposta entre as recebidas de um jeito fácil e prático através da Vobi.
O responsável pela Aprovação vai poder verificar as propostas disponibilizadas no Mapa de Cotação e decidir pela melhor opção, e assim que tomar a decisão, poderá clicar no ícone de “Aprovar √” ao lado do nome de cada fornecedor. Isso significa que essa proposta recebida foi aprovada para seguir no processo de Ordem de Compra.
Dica da Vobi: A aprovação de cotações é útil em situações em que a pessoa responsável por aprovar não é a mesma que cria as Ordens de Compra. Por exemplo, quando há diferentes profissionais envolvidos no processo ou quando o cliente precisa aprovar antes. Após a aprovação, você poderá acessar e verificar facilmente qual proposta foi escolhida antes de gerar a Ordem de Compra.
Para aprovar uma cotação, é necessário que ela esteja no status de Respondido ou Analisado. Então, por exemplo, você recebeu a proposta de cotação, o status deve ser alterado para “Respondido”, assim que o responsável da equipe verificar e analisar as propostas, elas deverão passar para o status de “Analisado”.
Importante: Para que o cliente possa aprovar, habilite a permissão no Portal do Cliente. Para isso, você pode acessar o Projeto referente, clicar em Compartilhar e habilitar a opção de Cotações.
Após a etapa de solicitação, cotação de custos e seleção do fornecedor, você estará pronto para criar uma Ordem de Compra. Esse registro formaliza transações, organiza informações relevantes sobre compras e simplifica os processos financeiros.
No Mapa de Cotações, você terá duas opções para criar a Ordem de Compra:
1. Compra Total
Você pode gerar uma ordem de compra que inclua todos os itens presentes na proposta do fornecedor. Por exemplo, se após analisar as três propostas de cotação que você recebeu, você decide que é mais vantajoso fazer a compra completa com o fornecedor A, basta clicar para gerar essa ordem de compra com todos os itens solicitados.
Para gerar uma ordem de compra que inclua todos os itens da proposta do fornecedor escolhido, siga esses passos:
Acesse o Mapa de Cotações da cotação que deseja
Na coluna do fornecedor selecionado, role a tela para baixo até encontrar a última linha de Total.
Na última linha, você verá o botão de Ordem de Compra. Ao clicar nesse botão, você será direcionado para a criação da Ordem de Compra, onde poderá revisar e confirmar as informações antes de finalizar o processo.
2. Compra Avulsa
Esta opção é útil quando você deseja selecionar apenas alguns itens específicos do fornecedor para gerar uma Ordem de Compra. É especialmente útil quando você precisa comprar os itens solicitados de diferentes fornecedores ou apenas uma parte dos materiais oferecidos por um fornecedor específico.
Para gerar uma ordem de compra com apenas alguns itens da cotação, siga esses passos:
Acesse o Mapa de Cotações da cotação que deseja.
Na coluna do fornecedor selecionado, selecione quais são os itens que deseja que façam parte da sua Ordem de Compra.
Após a seleção, vai aparecer na parte inferior da tela um menu flutuante com a opção de “Nova Ordem de Compra”. Ao clicar nesse ícone, você será direcionado para a criação da Ordem de Compra, onde poderá revisar e confirmar as informações antes de finalizar o processo.
Importante: se você gerar uma ordem de compra com alguns dos itens da cotação, você poderá ver o ícone de pasta em cinza que vai aparecer ao lado da coluna de “quantidade”, que significa que esse item já faz parte de uma Ordem de Compra.
O Mapa de Cotação está disponível para o seu cliente acessar através do Portal do cliente. Para compartilhar, basta seguir os passos abaixo:
Vá até o Projeto que você deseja
Uma vez dentro do projeto, clique no ícone de Compartilhar que fica no canto superior direito da tela, ao lado das fotos dos responsáveis pelo projeto.
Desça até a parte de Configurar compartilhamento e habilite o acesso no Mapa de Cotação.
Ao habilitar o Mapa de cotação, seu cliente vai poder visualizar tudo que você habilitou para ele nas configurações do Mapa de cotação. Além disso, ele também poderá Aprovar as cotações.
Atenção: Para o seu cliente conseguir interagir e aprovar a cotação, ele precisa entrar na plataforma com login e senha, pelo link público não dará a opção de interação. Entenda mais sobre como compartilhar um projeto com o seu cliente aqui!
E além do acesso do Mapa de Cotações através do Portal do Cliente, você também poderá compartilhar com o seu cliente exportando em PDF, CSV ou Excel.
Para exportar esse mapa, basta seguir os seguintes passos:
Vá até o Projeto que você deseja exportar o mapa de cotações.
Uma vez dentro do projeto, clique na aba Compras que fica logo abaixo do nome do projeto e logo após em Cotações. Acesse a cotação relacionada e clique em Mapa de Cotações.
Clique no botão Exportar que fica ao lado direito da tela, ao lado do botão de “Compartilhar com cliente” e selecione se deseja exportar em PDF, CSV ou Excel.
Para a exportação em PDF seguirá para a página de configurações do PDF:
Escolha o Tamanho do papel, a Orientação da página e Escala. Uma dica é escolher a escala "Ajustar a largura" para mostrar todos os fornecedores. Adicione um Título e Descrição! E se desejar pode ativar as Informações da empresa no Cabeçalho.
Antes de confirmar confira as informações e abra pela setinha o Subtotal e Detalhes se desejar mostrar essas opções e é só clicar no botão Baixar!
E pronto! 
Exportei em Excel e veio desconfigurado. O que fazer?
Caso você tenha problemas de formatação na planilha que você exportou, acesse:
Tutorial de ajuste - Excel no Desktop (pacote Office).
Tutorial de ajuste - Excel no Drive (Google Sheets)
