Visão Geral
Um bom planejamento, realizado através de um cronograma claro é o principal responsável pelo sucesso de qualquer projeto.
Além de aumentar as chances de cumprimento de prazos, também ajuda os envolvidos a evitar ou mitigar riscos negativos e ainda alinha o trabalho entre as equipes.
Esse artigo vai te trazer todas as boas práticas vinculadas ao gerenciamento de tarefas dentro da aba de cronograma de projetos, para que você e o seu cliente possam ter clareza das demandas e prazos envolvidos no processo. Vamos lá? 😁
O que você verá nesse artigo
Tarefas vinculadas ao cronograma de projetos
Após definir e cadastrar as etapas de um projeto o próximo passo é adicionar tarefas relacionadas.
Esse conjunto de informações poderá ser visualizado na plataforma em forma de Lista, Gráfico de Gantt e Calendário.
Como criar uma tarefa dentro do projeto
Existem três maneiras:
➜ Diretamente pela aba de "Tarefas>Lista" do projeto:
Dentro da etapa Geral ou após adicionar uma etapa de projeto, basta clicar no ícone de ➕ ao lado da etapa ou no ícone ➕ Tarefa em baixo da da etapa respectiva:
Feito isso, você pode adicionar:
Nome da tarefa
Data de início
Data de fim
Duração estimada para essa tarefa
Horas realizadas
Responsável pela tarefa
Qual a prioridade
O status da tarefa
➜ Diretamente pelo menu Gestão de Tarefas:
Você pode adicionar uma tarefa pelo ícone ➕ que aparece no canto inferior direito da página.
Nessa opção, você escolhe se quer vincular a tarefa a um projeto em andamento ou se vai deixar como uma tarefa geral da empresa. Se for esse o caso, basta deixar o campo da coluna projeto em branco.
➜ Através da aplicação de um template:
Por fim, as tarefas também podem ser inseridas automaticamente dentro do cronograma adicionando um template ao projeto.
Como utilizar os filtros e gerenciar suas tarefas
Dentro de gestão de tarefas, você pode filtrar as tarefas por: projeto, responsável, status e prioridade.
Além do filtro, você poderá personalizar a sua visualização de tarefas com o ícone ao lado do campo de busca, no canto superior direito. Por padrão da plataforma, ao acessar as tarefas você visualizará todas as tarefas, mas você pode mudar para visualizar apenas Tarefas pendentes, tarefas atrasadas ou tarefas concluídas.
Além disso você pode ver somente as tarefas de período específico, podendo selecionar manual um intervalo de datas ou selecionar alguma das opções rápidas.
Para concluir suas tarefas, basta clicar no ✅ antes do nome da mesma ou apenas alterar o status dela para concluída. Após concluída, a tarefa irá sumir da lista e para vê-la novamente, basta habilitar a opção Ver tarefas concluídas.
❗Para visualizar tarefas canceladas, você poderá filtrar pelo status de cancelado ou utilizar a visualização de Todas as tarefas.
Diferentes visualizações do cronograma
Lista
Pela lista você pode adicionar etapas, adicionar tarefas e gerenciar tudo em um lugar só. Todas as tarefas adicionadas aqui são mostradas em todas as visualizações!
Gráfico Gantt
Aqui você pode adicionar tarefas, etapas e alterar as datas direto pela linha do tempo. Você consegue visualizar todas as tarefas, apenas concluídas, atrasadas ou pendentes. Assim como na visualização em Lista, você também tem a opção de exportação em PDF ou CSV.
Calendário
Pelo calendário você pode adicionar novas tarefas e também ver todas elas como uma agenda. Além disso, você consegue escolher entre visualizar todas as tarefas, apenas concluídas, atrasadas ou pendentes!
Para ter uma visualização completa das tarefas da semana em relação a um determinado projeto, por exemplo, basta em Tabela selecionar a visualização por semana. 😉
💡Dica da Vobi! Preencha o campo de hora das tarefas para aparecerem de forma mais organizada no calendário
Dúvidas frequentes 🤔
Irei receber notificações e avisos sobre as tarefas na plataforma? O responsável e os observadores da tarefa recebem notificações pelo sininho 🔔 que fica no canto superior direito da plataforma. A notificação é disparada quando o responsável é alterado, a tarefa muda o Status ou fica em atraso.
Como atribuir responsáveis às tarefas? É necessário previamente cadastrar sua equipe através da bolinha com sua foto ou iniciais do seu nome no canto esquerdo da plataforma > Minha equipe. Com o usuário cadastrado e ativo, ele ficará disponível para ser adicionado como responsável em uma tarefa.
Meus clientes podem ver as tarefas que cadastrei no cronograma? Sim, caso a visualização esteja habilitada no projeto em Compartilhar com cliente > Configurar compartilhamento > Todas as tarefas deste projeto.
Onde eu cadastro tarefas que não fazem parte de nenhum projeto? Você pode cadastrar essas tarefas na Gestão de Tarefas, que fica dentro do menu de Produtividade. Nesse caso, basta deixar o campo da coluna projeto em branco.
Tenho uma tarefa que não faz parte de nenhuma etapa, mas precisa estar em um projeto. Como cadastro? Para estes casos, existe uma etapa chamada Geral dentro do seu cronograma. Ali você pode cadastrar todas essas tarefas que não são vinculadas com nenhuma etapa do projeto ou da sua obra.
Consigo excluir a etapa Geral do meu cronograma? Não. A etapa Geral é padrão e serve para as tarefas que não tem vínculo com nenhuma etapa padrão do projeto.