Visão Geral
Através do cadastro da sua Equipe, você poderá gerenciar os acessos de cada um dos colaboradores, definindo níveis de permissão para garantir a segurança das informações do seu negócio. 🔐
Nesse passo a passo exploraremos de forma completa as possibilidades desse recurso essencial para gestão da sua equipe!
O que você vai ver nesse artigo:
Como cadastrar e gerenciar as permissões de um colaborador da sua equipe
Para você cadastrar um novo colaborador da sua equipe ou fazer alterações no acesso de usuários já cadastrados na plataforma, será o mesmo processo!
Siga o passo a passo abaixo 👇
1. Ao acessar sua conta na plataforma Vobi, você verá no canto direito superior um ícone com a sua foto ou então as iniciais do seu nome. Clique nele e selecione a opção Minha equipe.
2. Nessa tela, você verá tudo sobre a sua Equipe:
Quantidade de usuários disponíveis e quantidade utilizada no momento
Quadro com colaboradores e suas informações. É aqui que você vai acompanhar seus colaboradores e fazer mudanças no acesso deles, quando for necessário.
Botão de Adicionar membro, onde você deve clicar para cadastrar o novo colaborador da sua equipe.
3. Após clicar em Adicionar membro ou até mesmo clicar no cadastro de algum colaborador da sua equipe, você será levado para a página de dados do usuário e configuração de permissões.
Aqui você deve preencher com os devidos dados e definir o nível de permissão que estará vinculado a ele.
Em relação aos dados do colaborador:
Nome: nome desse usuário
E-mail: endereço que ele vai receber o convite para finalizar o cadastro dele na plataforma
Colaborador ativo: aqui você poderá ativar e desativar o acesso desse colaborador
Tipo de permissão: cada usuário poderá ser configurado como membro ou administrador:
Administrador: terá acesso a todas as funcionalidades da plataforma Vobi, essa permissão é indicada principalmente para cargos como sócios do negócio, mas dependendo do caso pode ser alocado para gestores de equipes ou setor administrativo.
Membro: colaborador da equipe. Você poderá controlar o que cada membro da sua equipe vai ter acesso através das permissões.
💡 Dica da Vobi: Recomendamos que para sócios você adicione o nível administrador, assim ele terá acesso total, e para demais colaboradores o nível membro - para poder ajustar as permissões dele conforme necessidade.
4. Configure as permissões do usuário, ou seja, quais informações esse membro poderá visualizar ao acessar a plataforma.
5. Assim que você concluir o cadastro do colaborador e clicar em Enviar, ele receberá um e-mail. Esse e-mail é importante para que ele finalize o processo de criação da conta e defina a senha necessária.
Após concluir essas etapas, o seu colaborador estará pronto para acessar a plataforma e ver todas as informações que você permitiu que ele acesse! 🚀
Detalhando as permissões da sua equipe
Agora que você já sabe como cadastrar um colaborador, vamos ver detalhadamente como configurar as permissões?
Veja abaixo o que você pode liberar em cada um dos módulos da plataforma! 👇
➡ Acesso geral
Todos os projetos, oportunidades e tarefas: o colaborador terá acesso a todos os projetos, oportunidades e tarefas que forem criadas na Vobi.
Somente projetos, oportunidades e tarefas que estejam vinculados a ele: com essa opção habilitada, o colaborador só poderá acessar projetos/oportunidades vinculadas a ele dentro da plataforma. Para que os colaboradores consigam acessar essas informações, você precisará vinculá-los dentro do projeto.
➡ Cadastros
Configure essa opção para tirar/habilitar a visualização dos cadastros de:
Categorias, Clientes, Composição, Fornecedores, Meus produtos e serviços e Unidades.
➡ Empresa
Configure essa opção para tirar/habilitar a visualização dos dados do seu negócio, como:
Assinatura, Configurações de calendário, Dados bancários, Etapas, Gerenciar membros e suas permissões, Meu negócio, Permissões de usuário e Vobi Pay.
➡ Ferramentas
Configure essa opção para tirar/habilitar a visualização do:
Catálogo Vobi, Moodboard, Portfólio e Templates.
➡ Financeiro
Configure essa opção para tirar/habilitar a visualização da:
Despesas, Extrato, Pagamento para fornecedores, Pagamentos para meu negócio, Receitas, Relatórios, Resultados, Resumo e Transferências.
❗ Atenção: ao habilitar acesso à aba de Resumo, seu colaborador poderá visualizar informações das Receitas e Despesas do negócio, mesmo que as abas de Despesas e Receitas estejam trancadas.
➡ Gestão de Obras
Configure essa opção para tirar/habilitar a visualização do:
Diário de Obra e Gestão de Compras
➡ Oportunidade
Configure essa opção para tirar/habilitar a visualização das abas de:
Anotações, Arquivos, Geral, Gerenciar colaboradores, Orçamento e Relatórios do Orçamento, Propostas, Pagamentos e Ver como cliente.
❗ Atenção: ao habilitar acesso ao recurso de Ver como cliente, seu colaborador poderá visualizar tudo que você compartilhou com o seu cliente, ou seja, tudo que você permitiu que ele tenha acesso.
➡ Produtividade
Configure essa opção para tirar/habilitar a visualização das abas de:
Cronograma geral, Gestão de Horas e Minhas tarefas
➡ Projetos
Configure essa opção para tirar a visualização das abas que deseja que esse membro não visualize dentro do Projeto.
Anotações, Arquivos, Curva S, Financeiro (Despesas, Orçado x Realizado, Pagamentos para fornecedores, Pagamentos para meu negócio, Receitas, Resultados e Resumo), Geral, Gerenciar colaboradores, Medição, Orçamento e Relatórios do Orçamento, Planejamento, Propostas, Tarefas e Ver como cliente.
❗ Atenção: ao habilitar acesso ao recurso de Ver como cliente, seu colaborador poderá visualizar tudo que você compartilhou com o seu cliente, ou seja, tudo que você permitiu que ele tenha acesso.
💡 Dica da Vobi: sugerimos usar as permissões financeiras dentro do projeto para situações em que, por exemplo, você deseja que seus funcionários possam cadastrar e gerenciar apenas as Despesas de seus projetos e obras, sem acesso às demais abas do financeiro, ou vice-versa.
Suporte
Configure essa opção para tirar/habilitar a visualização de qualquer dos recursos disponíveis no suporte:
Cursos, Dúvidas frequentes, Falar com a equipe, Portal de Ideias e Suporte.
Vobi Pay
Configure essa opção para tirar a visualização das abas que deseja que esse membro não visualize dentro da Vobi Pay.
Cobrança, Extrato, Resumo e Saque.
Dúvidas Frequentes
Consigo desabilitar somente alguns itens do Orçamento?
Até o momento, você pode configurar o acesso do seu colaborador para que ele tenha acesso aos Orçamentos e, se desejar, aos relatórios associados a ele.
Qual a diferença entre membro da equipe e visitantes?
Diferente da sua equipe, os visitantes são pessoas que você pode utilizar em seus projetos, porém não possuem acesso na plataforma. Esse registro será para controle interno de quem está responsável, independente de ser um membro da sua equipe ou não.
Porém, é válido ressaltar, que como os visitantes não possuem acesso a plataforma, recomendamos para os casos de colaboradores que não são fixos, como um freelancer. Assim você consegue adicionar o nome dele como responsável por tarefas, mas só você ou os membros cadastrados podem interagir na plataforma e alterar o status de uma tarefa, por exemplo.
Tentei cadastrar o meu colaborador e diz que o e-mail já existe, como proceder?
Utilizamos um banco de dados único para todos os nossos cadastros e por esse motivo, caso o e-mail que esteja tentando adicionar já tenha solicitado um convite da Vobi, esse tipo de imprevisto pode ocorrer. Recomendamos que nesses casos que tente um e-mail alternativo para adicionar a sua equipe ou entre em contato com o nosso suporte para te ajudarmos durante esse processo.
Como um membro da equipe pode alterar sua senha?
Através da tela de login da plataforma na opção "Esqueceu a senha" ou então nas Configurações da sua conta, clicando no ícone com a sua foto no canto superior direito, “Configurações” e logo após em “Trocar a Senha”.
Cadastrei o meu colaborador e ele não recebeu as instruções. O que fazer?
É desejável que se certifique se o servidor de e-mails o está classificando como lixo eletrônico. Para isso, recomendamos que faça o reenvio das instruções de acesso para o e-mail cadastrado e verifique se nos próximos minutos ele já se encontra na lixeira ou SPAM. Caso ele tenha sido classificado como lixo eletrônico, você pode marcá-lo como confiável para que isso não volte acontecer.