Visão Geral
O time da Vobi escutou ativamente os nossos clientes e identificamos algumas dúvidas corriqueiras sobre o módulo Financeiro, dos quais queremos abordar neste artigo.
E caso a sua dúvida não se encontre por aqui, não se preocupe! Estamos disponíveis em vários canais de Suporte para você tirar suas dúvidas, combinado? Abaixo estão os nossos canais oficiais de atendimento - recomendamos que já os deixe à vista por aí!
👩🏻💻 Chat da plataforma
📩 E-mail [email protected]
📲 WhatsApp: 11 9510 13519
O que você vai ver neste artigo
Qual a diferença entre uma receita e um pagamento?
O Pagamento é sempre feito por um cliente e obrigatoriamente vinculado a um projeto ou oportunidade na plataforma Vobi, ou seja, será um registro financeiro de pagamento do seu cliente para a sua empresa ou então um pagamento do seu cliente para terceiros/fornecedor. Já a Receita não necessariamente precisa ter esses vínculos diretos.
Para entender melhor, vamos aos exemplos 👇
Pagamento: Feito por um cliente e ligado a um projeto ou oportunidade na Vobi, como quando um cliente paga por um serviço contratado, como a taxa de administração de obra.
Receita: Entrada de dinheiro no caixa não diretamente relacionada a projetos específicos, como investimentos ou rendimento de aplicações financeiras.
❗ Atenção: É importante destacar que um pagamento feito pelo cliente para o seu negócio se torna automaticamente uma receita para a sua empresa.
Como faço para editar uma parcela já cadastrada?
Para editar uma parcela já lançada, seja de receita, despesa ou pagamento, basta acessar o lançamento financeiro que ela faz parte, clicar no ícone de três pontinhos ⫶ que aparecem ao lado dele e selecionar a opção Editar pagamento.
Você então verá os detalhes da parcela, uma tela parecida com a seguir 👇
❗ Alguns pontos de atenção:
Caso a parcela esteja marcada como Paga será necessário clicar no ícone de três pontos ⫶ e clicar em voltar para aguardando pagamento. Após isso, você pode fazer as alterações e, se necessário, voltar o status para Pago.
Em cobranças via Vobi Pay com forma de pagamento de cartão de crédito habilitado, não será possível editar os produtos/serviços, valores, percentual e vencimento dessa cobrança. Nesse caso, você precisará cancelar a parcela clicando no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela e selecionar a opção 'Cancelar parcela'. Em seguida, será necessário criar uma nova parcela com as configurações que deseja.
Como faço para registrar e contabilizar uma comissão?
Ainda não é possível inserir um percentual sobre o valor do item vendido no projeto/obra diretamente.
Nossa sugestão é que você crie uma Receita com o valor total a receber por essa venda no campo de “Valor” e caso necessário, você poderá vincular à um Projeto/Oportunidade. Além disso, recomendamos que utilize a categoria financeira como “Venda de produtos” ou até mesmo "Comissão" para ficar mais claro.
Como personalizar o período analisado nos relatórios financeiros?
É possível selecionar um intervalo de até 12 meses se você desejar. O filtro de datas de vencimento das parcelas já vem pré-configurado para você e para selecionar outro período qualquer, primeiro selecione a data de início e depois a de término, nessa ordem.
Também é possível filtrar períodos específicos como hoje, essa semana, últimos 30 dias, entre outros.
❗ Importante: o resumo será adaptado de acordo com o intervalo de datas que você inserir no campo de período, indicando tanto a data de início quanto a de término. Por padrão, a plataforma escolhe automaticamente o período do ano atual. No entanto, você tem a opção de personalizar esse período conforme desejar para acompanhar suas análises de forma mais específica.
Como configuro o acesso dos membros da minha equipe em relação ao Financeiro da plataforma?
Com as permissões do módulo financeiro por funcionalidade, o administrador da conta poderá escolher o que cada membro da equipe terá acesso no financeiro da sua empresa e também ao financeiro dentro de Projetos, podendo liberar o acesso apenas dos pagamentos, despesas, receitas, ou de todas as outras funções do financeiro como transferências, extrato entre outros.
💡 Dica da Vobi: sugerimos usar as permissões financeiras dentro do projeto para situações em que, por exemplo, você deseja que seus funcionários possam cadastrar e gerenciar apenas as Despesas de seus projetos e obras, sem acesso às demais abas do financeiro, ou vice-versa.
O link de pagamento é público?
Ao criar suas cobranças via Vobi Pay, será compartilhado automaticamente com o seu cliente um link de pagamento público, via e-mail, whatsapp ou SMS, que ele poderá acessar e realizar o pagamento. Além disso, ele poderá acessar todas as informações no Portal do Cliente, caso esteja habilitado.
Você pode ver mais detalhes sobre como o seu cliente pode te pagar na Vobi Pay, clicando aqui.
Em relação aos pagamentos manuais, será possível compartilhá-lo copiando link ou enviando via WhatsApp, além de habilitar que o cliente o veja em seu Portal também.
💡 Dica da Vobi: Lembre-se do botão Ver como cliente para se certificar dos dados adicionados antes de compartilhar!
Ao atualizar um pagamento é necessário compartilhá-la novamente com meu cliente?
Isso não é necessário! Sempre que alteradas, as suas cobranças serão atualizadas automaticamente na visualização do seu cliente. 😉
Como configuro lembretes recorrentes das parcelas ao meu cliente?
Com a Vobi Pay, você automatiza os lembretes de vencimento das cobranças destinados aos seus clientes! No momento da criação dessa cobrança, você poderá escolher como deseja avisar o seu cliente sobre o vencimento da parcela. Temos três formas disponíveis:
Cobranças gratuitas e ilimitadas através de e-mail
Cobranças através de SMS por 1 crédito a cada mensagem
Cobrança por WhatsApp por 1 crédito a cada mensagem
Clique aqui para ver entender como funcionam os lembretes de cobrança da Vobi Pay.
Agora, se tratando de um lançamento manual, esse tipo de automação existe de uma forma diferente: o seu cliente poderá ser notificado toda segunda-feira via email sobre as parcelas em aberto ou vencidas para a semana em específico.
Esse tipo de notificação ocorre tanto para as parcelas em aberto ou vencidas dos pagamentos, como também para as dos orçamentos de projetos.
❗Importante: esses lembretes dos lançamentos manuais só são enviados caso esse cliente já tenha acesso a um projeto cadastrado na Vobi e as configurações de notificação estejam habilitadas. O envio então é realizado automaticamente para o mesmo e-mail de login do seu cliente, utilizado no seu acesso ao projeto dele.
Como cadastro despesas e receitas recorrentes?
Para adicionar uma despesa ou receita recorrente, deve-se seguir o mesmo fluxo que você já está acostumado. Basta ir na aba de "Financeiro" e logo após, "Despesas" ou "Receitas" e clicar no botão de Nova despesa/Nova receita.
Após o preenchimento de dados, vamos para Parcelamento ou Recorrência. Ao selecionar a opção de Recorrência, você já pode estruturar essa despesa recorrente da forma que precisar:
➡️ Repetir a cada: período em que as recorrências serão criadas
➡️ Frequência: escolha entre dia, semana, mês ou ano.
➡️ Recorrência: quantas vezes essa despesa ou receita irá acontecer novamente.
Para saber mais como fazer esse cadastro de despesas e receitas recorrentes, clique aqui.
Qual a diferença entre Data de lançamento, Data do vencimento e Data do pagamento?
Existe uma diferença bem simples entre essas três datas para que você possa acompanhar com mais clareza as suas despesas e receitas.
A data de lançamento é a data da contratação do serviço, já a data do vencimento é a data que foi programado o pagamento das parcelas, e a data do pagamento é a data que de fato esse serviço foi pago, e caso tenha algum atraso ou antecipação diferirá da data do vencimento.
Pensando nisso, vamos supor que você fechou a proposta de um projeto hoje, que seria a data de lançamento, mas combinou com o seu cliente para ele pagar 30% de entrada do valor do serviço daqui a 30 dias, que seria a data do vencimento. Mas o seu cliente acabou antecipando 3 dias do pagamento e realizou após 27 dias, então nesse caso a data do pagamento foi diferente da data do vencimento.
O exemplo acima é apenas para ilustrar uma das situações possíveis, além disso, essas três datas podem acontecer no mesmo dia, caso já na data de competência ocorra o pagamento do serviço.
Como analiso se uma obra/projeto está sendo lucrativo?
Sem dúvidas essa é uma pergunta chave para você acompanhar o negócio com o pé direito! E é possível fazer essa análise de três formas aqui na Vobi:
Pela aba de resultados dentro do menu financeiro.
Pelos relatórios dentro do menu financeiro.
Dentro do projeto em Financeiro >> Resultados.
Pelos relatórios dentro do menu financeiro
Você pode fazer esse tipo de análise na aba de Relatórios e com a ajuda dos filtros, fazer análises específicas. E através dessa funcionalidade você pode analisar os resultados consolidados ou previstos por projeto.
Ou seja, dentro da opção de Resultados consolidados por projeto, você terá os valores que já constaram das despesas e receitas até a data desejada. E já a opção de Resultados previstos por projeto, engloba tudo, tanto os valores que foram pagos quanto o que ainda está planejado para acontecer. A terceira opção é o Fluxo de caixa, através desse relatório você poderá acompanhar de forma detalhada as entradas e saídas, previstas e realizadas, do seu negócio mês a mês.
💡Aqui vai uma dica para te ajudar:
1. Acesse o menu Relatórios e selecione a opção de Filtros;
2. A opção Projeto será a mais indicada, mas você pode analisar também por Categoria financeira, Conta, Cliente e até mesmo Fornecedor;
3. Selecionado o projeto que deseja analisar, clique nos filtros de Receitas, Despesas e Resultados do período para ver os gráficos correspondentes;
Pela aba de resultados dentro do menu financeiro
Você também pode utilizar a aba de Resultados, realizar os mesmos filtros por projeto e ainda analisar com mais detalhes todas as transações realizadas no final dessa página e ter uma ideia mais embasada do que pode ter sido positivo ou não para o resultado de um projeto!
Dentro do projeto em Financeiro > Resultado.
Também é possível analisar o resultado financeiro diretamente pelo projeto. Para isso é necessário entrar no projeto que você deseja analisar ir na aba de Financeiro e então selecionar a aba Resultados.
Como faço para registrar e acompanhar qualquer tipo de transferência entre as minhas contas bancárias?
Registrar e acompanhar transferências entre suas contas bancárias na plataforma Vobi é importante para o controle financeiro eficiente da sua empresa.
Para registrar uma transferência, siga estas etapas:
Acesse a plataforma Vobi e clique no botão de + Novo. Em seguida, navegue até a seção Financeiro e selecione Transferências. Alternativamente, você pode encontrar essa opção no menu lateral, em Financeiro e, depois, em Transferências.
Uma vez na página de transferências, clique no botão Nova Transferência. Aqui, você inserirá os detalhes da transferência, incluindo uma descrição, o valor transferido, a conta de origem (a conta da qual o valor foi debitado) e a conta de destino (a conta que recebeu a transferência). Adicione também a data em que a transação foi realizada.
Para uma documentação mais completa, você tem a opção de anexar arquivos, como comprovantes de transferência, ao registro da transação.
E pronto! 🚀
No quadro de registro das transferências, você terá um histórico organizado de todas as movimentações financeiras entre suas contas bancárias. Aqui, você pode visualizar, editar ou excluir qualquer transferência conforme necessário clicando no ícone de três pontos ⁝ ao lado de cada um desses registros.
❗ Importante: mesmo ao retirar dinheiro de uma conta para abastecer o caixa da sua empresa com dinheiro em espécie, é fundamental registrar essa ação como uma transferência. No relatório de fluxo de caixa, as entradas e saídas serão identificadas como transferências. Porém, uma vez que essas transações envolvem contas bancárias internas, a seção de "transferências" manterá um saldo neutro.
O objetivo é manter um controle financeiro meticuloso, garantindo que todas as transações sejam registradas, além de te proporcionar a visão de quanto de dinheiro em espécie você tem no caixa da sua empresa.
Este processo oferece controle completo sobre seus registros financeiros e facilita o acompanhamento detalhado do fluxo de dinheiro entre suas contas. 📊💼
Como adicionar um saldo inicial em cada conta bancária?
Quando você cadastra sua conta bancária no Vobi, tem a opção de informar um saldo inicial e a data correspondente a essa informação. Este saldo inicial servirá como ponto de partida para o controle do seu fluxo de caixa empresarial.
❗ Atenção: é importante destacar que esse saldo inicial, embora apareça no fluxo de caixa, não é considerado como receita ou despesa do seu negócio.
Existem duas maneiras de cadastrar uma conta bancária na plataforma Vobi:
Através do Menu Lateral:
Vá até o menu lateral da plataforma e clique em Cadastros.
Em seguida, selecione Financeiro.
Dentro da seção financeira, você também encontrará a opção para adicionar uma nova conta bancária. Preencha os detalhes da conta, incluindo o saldo inicial.
2. Ao Cadastrar um Novo Lançamento Financeiro:
Ao criar um novo lançamento financeiro, clique no campo Conta.
Em seguida, clique no ícone de ⚙️ Editar opções.
Selecione a opção Nova conta e preencha os dados da sua conta bancária, incluindo o saldo inicial.
Independentemente do caminho escolhido, você pode criar uma nova conta bancária e configurar o saldo inicial de acordo com suas necessidades. Para saber mais sobre como criar e gerenciar suas contas bancárias, clique aqui.
Para que serve a opção "utilizar para lançamentos financeiros" ao cadastrar uma conta bancária na Vobi?
Essa escolha determina se você pode ou não associar essa conta a transações financeiras, como receitas, despesas ou pagamentos.
Se você a ativar, poderá vinculá-la a essas transações; caso contrário, não será possível conectá-la a nenhum lançamento financeiro.
