No mundo da gestão de projetos e orçamentos, a eficiência é a chave para o sucesso. Uma maneira poderosa de melhorar essa eficiência é por meio do uso de Itens Vinculados à biblioteca.

Este artigo irá fornecer uma visão abrangente de como os itens vinculados à biblioteca podem otimizar a maneira como você cria, gerencia e padroniza seus orçamentos. Prepare-se para descobrir uma ferramenta valiosa para a eficiência em sua estruturação de orçamentos! 🚀

Na plataforma Vobi, existem dois tipos de relação entre os itens do orçamento e a sua biblioteca:

Quer entender melhor como funciona essa ferramenta e quais são suas vantagens? Continue a leitura desse material 👇

Os itens vinculados são como "peças" conectadas a uma base de informações central, que no caso é a sua Biblioteca de itens na plataforma Vobi. A característica principal desses itens é que eles compartilham informações em comum com todas as outras ocorrências desse mesmo item na plataforma.

Vamos aprofundar essa ideia, examinando os tipos de informações encontrados em um item. Cada item possui duas categorias de informações:

Vamos explorar isso com mais detalhes. 👇

Quando falamos de itens vinculados, especificamente, a seção de informações do produto/serviço/composição abrange campos como:

Esses campos possuem dados unificados que só podem ser modificados através da Biblioteca. Essa padronização tem implicações importantes, já que qualquer alteração nesses campos de informação afetará todos os seus orçamentos que possuem esse item vinculado.

Lembre-se sempre: quando você faz alterações na Biblioteca, especificamente em campos de informações sobre produtos/serviços, essas alterações são instantaneamente replicadas em todos os locais onde esse item é utilizado em seus projetos e orçamentos.

Essa sincronização é uma ferramenta poderosa para manter todos os seus processos de orçamento e projeto consistentes, precisos e eficazes. A integração dos dados agiliza suas operações e evita erros. 🚀

Vamos aprofundar ainda mais o entendimento das Informações de Orçamento. Nessas informações, temos campos como:

A característica fundamental desses campos é que eles não são unificados à biblioteca, o que significa que você tem total liberdade para personalizá-los conforme a necessidade, sem que essas personalizações afetem outros itens em seu orçamento ou em outros projetos. Isso oferece uma vantagem considerável, pois permite que você adapte minuciosamente as informações de orçamento para atender às particularidades de cada projeto.

Por exemplo, você pode especificar fornecedores diferentes, marcas específicas, custos unitários personalizados e outras informações relacionadas a um projeto específico sem afetar outras aparições desse item nesse Orçamento ou em outros. Essa flexibilidade é especialmente útil quando um projeto exige detalhes únicos, como diferentes fornecedores ou categorias de custos.

❗Importante: Quando você insere um item na Biblioteca, pode definir informações de orçamento padrão. Isso é útil como ponto de partida para a utilização desse item, mas lembre-se de que você pode facilmente alterá-las para atender a um projeto específico. E se você fizer ajustes, a plataforma permite que você restaure os dados de orçamento originais da Biblioteca, caso necessário. Para isso, você precisará ir até o ícone de ⫶ ao lado do item e selecionar a opção de Atualizar e confirmar a ação. Isso torna a gestão das informações de orçamentos mais eficiente e flexível! Veja o vídeo abaixo 👇

Vamos considerar um exemplo de um "Parafuso Phillips de Aço Inoxidável" como um item vinculado à biblioteca, que foi adicionado a algum orçamento de projeto:

As informações do produto são padronizadas na biblioteca. O maior benefício é que qualquer mudança nesses campos de informações retratados acima se reflete automaticamente em todos os outros "Parafusos Phillips de Aço Inoxidável" em todos os projetos e orçamentos. Isso elimina a necessidade de ajustes manuais repetitivos, economizando um tempo valioso e mantendo a consistência.

Agora, quando se trata das informações do orçamento, essas são personalizáveis para atender às necessidades únicas de cada projeto. O melhor de tudo é que você pode fazer essas personalizações de acordo com o que for necessário para esse projeto em específico, sem afetar outros itens desse mesmo orçamento e também de outros projetos que utilizem o mesmo item em seus orçamentos.

Ao utilizar um item vinculado à biblioteca, você terá consistência nas informações básicas (informações do produto) e flexibilidade para adaptar os detalhes de acordo com cada projeto (informações do orçamento). 🚀

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Por que você deveria considerar o uso de itens vinculados em sua gestão de orçamentos e projetos?

Aqui estão algumas das principais vantagens:

Para utilizar itens vinculados à biblioteca , é bem simples! O primeiro passo é criar um item. Você poderá fazer isso a partir de um orçamento ou diretamente na Biblioteca.

1° opção: Se você optar por criar um item diretamente na biblioteca, não será necessário vincular após preencher as informações do produto: ele já será automaticamente um item vinculado à biblioteca depois de clicar em Salvar.

2° opção: Ao criar um item em um orçamento, você poderá selecionar Criar novo produto ou Criar novo serviço, preencher os campos de informações do mesmo e logo após, clicar no ícone de Vincular e salvar no canto direito inferior da tela. A partir disso, você terá puxado as informações desse produto que foram cadastradas anteriormente na biblioteca e substituir no seu orçamento! E caso você também queira puxar as informações do orçamento como custo unitário, fornecedor e etc, você deverá ir até o ícone de ⫶ ao lado do produto e selecionar a opção de Atualizar.

Veja abaixo como é esse processo 👇

❗ Importante: caso necessário, você pode voltar a desvincular esse mesmo item da biblioteca para recuperar qualquer informação que você possa ter adicionado em algum dos campos anteriormente.

Enquanto os itens vinculados compartilham informações gerais, é possível adaptá-los a necessidades específicas de projetos individuais. Para isso, você pode alterar campos sem afetar o item original na biblioteca. Veja abaixo como fazer isso 👇

O processo é simples: basta selecionar o item desejado ➝ clicar em Desvincular no canto inferior direito da tela ➝ e confirmar a ação. A partir desse momento, quaisquer alterações feitas nesse item não afetarão outros itens semelhantes no mesmo orçamento ou em outros projetos. Isso permite uma flexibilidade maior para atender às demandas exclusivas de cada projeto.