Visão Geral
Agora que já exploramos as vantagens de usar a Gestão de Compras na Vobi, é hora de colocar a mão na massa! Neste artigo, vamos te mostrar o passo a passo para criar uma Solicitação de compra na plataforma Vobi.
Preparado para botar em prática? Vamos nessa! 👇
O que você verá neste artigo
O que é uma Solicitação de Compras?
Dentro da plataforma Vobi, a Solicitação de Compras é o ponto de partida no ciclo de compras. É a fase inicial em que o canteiro de obras ou engenheiro responsável requisita todos os materiais necessários para dar continuidade aos seus serviços.
A etapa de solicitação é seguida pelas de cotação e compra ou contratação. Essa organização possibilita uma gestão de compras eficiente, transferindo dados consistentes entre as etapas e minimizando erros ao atender às solicitações.
Por que utilizar a Solicitação de Compras?
A Solicitação de Compras desempenha um papel fundamental na gestão eficiente de obras na construção civil, fornecendo dois benefícios essenciais:
✅ Comunicação Eficiente das Necessidades do Canteiro de Obras: Essa ferramenta permite que a equipe no canteiro de obras comunique de maneira precisa e detalhada as demandas específicas de materiais necessários para a continuidade da obra.
Por exemplo, suponha que durante a fase de levantamento de uma construção, a equipe identifica uma possível futura escassez de blocos de concreto para os próximos dias, um produto de alta importância para a continuidade da obra. A solicitação é imediatamente registrada na plataforma, permitindo que a equipe de compras tome ações rápidas para evitar essa falta. Essa antecipação garante que a obra não sofra atrasos devido à falta desse material essencial, mantendo o cronograma planejado.
✅ Programação Antecipada de Compras de Insumos Relevantes: ajuda o profissional responsável a se antecipar, planejando a compra dos materiais mais relevantes para evitar atrasos e também de gerar economias de maior peso no orçamento.
Por exemplo, ao planejar a reforma de um edifício, o engenheiro identifica que as esquadrias e os sistemas elétricos são insumos de maior impacto financeiro no orçamento. Antecipando-se à etapa da reforma, ele utiliza a Solicitação de Compras para solicitar os materiais específicos necessários, como a quantidade e tipo de janelas, bem como os componentes elétricos essenciais. Esse planejamento permite a busca por fornecedores com melhores condições para esses itens de alta relevância no orçamento, como descontos por volume ou prazos de entrega mais curtos. Isso garante que os materiais de maior peso estejam disponíveis no local quando a etapa da reforma começar, evitando atrasos significativos e gerando economias de maior impacto.
Em resumo, a Solicitação de Compras da Vobi se mostra essencial ao facilitar a comunicação interna e à gestão estratégica de compras, garantindo que os materiais necessários estejam sempre disponíveis para a execução contínua e sem interrupções dos projetos na construção civil.
Passo a passo para registrar uma Solicitação de Compras
Como dito anteriormente, registrar uma solicitação de compras através da Vobi vai ser uma tarefa fácil e rápida! Veja todos os detalhes a seguir:
Como criar uma Solicitação de Compras
Para criar uma Solicitação de Compras, você terá duas opções:
Acessar o Projeto que deseja, clicar na aba de Gestão de Compras e logo após em Solicitações.
Acessar o módulo de Gestão de Obras e clicar na aba de Gestão de Compras. Aqui, você pode criar solicitações de compras para qualquer projeto.
Agora, vamos ao passo a passo para registrar uma nova solicitação:
Clique no ícone de Nova solicitação ou Solicitar Compra (o botão vai variar de acordo com a tela que você estiver visualizando e se já existe alguma solicitação criada anteriormente);
Após isso, você deverá preencher as informações dessa solicitação, como:
➡️ Projeto: nome do projeto que deseja registrar a solicitação.
➡️ Prioridade: selecione a prioridade entre baixa, média e alta.
➡️ Responsável: registre o responsável pela solicitação, ou seja, o membro da equipe que realizou a solicitação.
➡️ Itens solicitados: adicione todos os itens solicitados que deseja, clique em Buscar item (1) para adicionar um Insumo do Orçamento, da sua Biblioteca (Meus itens) ou da SINAPI, ou em + Adicionar item (2) para inserir um novo produto ou serviço. Logo abaixo, vamos ver mais detalhes sobre essa adição de itens nas solicitações.
➡️ Observações: Este campo de observações (3) permite adicionar comentários ou informações adicionais à sua solicitação. Utilize-o para incluir detalhes relevantes, como restrições de horário para entrega ou especificações específicas dos itens requisitados.
Como adicionar os itens solicitados
Para adicionar os itens desejados na sua solicitação de compras, é muito fácil! 🚀
Mas antes de passar para o passo a passo, é valido ressaltar um ponto importante: quando você cria uma Solicitação de Compras, é importante observar que, embora seu orçamento possa ter composições de custos, sejam da SINAPI ou suas próprias, você irá adicionar os itens individualmente, ou seja, você não vai adicionar uma composição como um todo, mas sim os itens que fazem parte dela.
Agora, vamos ver o passo a passo com todas as opções disponíveis:
🔍 Buscar Item
Ao clicar no botão de Buscar Item, você poderá:
Adicionar Insumos do Orçamento: insumos que fazem parte do orçamento do projeto referente. Ao incluir um insumo do orçamento, é possível verificar no quadro de itens solicitados se este está vinculado à sua biblioteca ou não. Sempre recomendamos o uso de itens vinculados, e logo abaixo nós explicaremos o motivo.
Adicionar Insumos da sua Biblioteca (Meus itens): adicionar insumos que não necessariamente fazem parte do orçamento desse projeto, porém, são itens da sua biblioteca.
Adicionar Composições da SINAPI: seguindo a mesma linha de raciocínio de cima, aqui você poderá puxar composições vinculadas com a biblioteca da SINAPI.
💡 Dica da vobi:
Você pode estar se perguntando: por que devo usar os itens vinculados à minha biblioteca ou à SINAPI na minha solicitação?
A resposta é simples: já estamos preparando uma série de ferramentas incríveis para complementar a gestão de compras, incluindo alguns relatórios que permitirá uma análise detalhada do fluxo de compras do seu negócio. Para que esse relatório seja preciso, todos os itens do seu orçamento e das solicitações de compra precisam estar vinculados à sua biblioteca ou SINAPI!
E é claro, além dessas outras ferramentas que estão por vir, a utilização dos itens vinculados é muito vantajosa pois padroniza as informações dos insumos, fica mais fácil de fazer atualizações em massa e economiza o seu precioso tempo!
Então, já podemos adiantar: utilize os itens vinculados e garanta todos os benefícios que eles oferecem, como informações padronizadas, agilidade na criação de orçamentos e, em breve, relatórios para acompanhar e analisar todas as essas informações! Isso vai facilitar muito a sua Gestão de Compras. 🚀
Apropriação de itens
Na seção de Insumos do Orçamento, você vê todos as informações dos itens que fazem parte desse orçamento, como código, nome, quantidade, unidade e custo previsto.
Ao lado de cada item, há um ícone de ▶ (1). Ao clicar nele, aparecem as apropriações, que resumidamente, são as partes desse item para diferentes etapas da obra.
Explicando mais detalhadamente, a apropriação define a quantidade desses itens que será utilizada em cada nível do orçamento da obra, mostrando quanto será usado em cada fase. Isso ajuda a controlar os custos e a quantidade necessária em cada etapa.
Por exemplo, se estamos falando de cimento, podemos dividir para a fundação, paredes e acabamento. Isso nos ajuda a saber quanto usar em cada etapa, o que é essencial para controlar custos e garantir a quantidade certa.
Você poderá adicionar todas as apropriações clicando no ícone de + no final do item (2). Ou, se quiser adicionar apenas uma apropriação específica, clique no ícone de + ao lado dela (3).
❗ Importante: Quando você adiciona um item do orçamento (Insumos do Orçamento) à solicitação, a porcentagem de apropriação é preenchida automaticamente conforme planejado no orçamento. No entanto, se precisar mudar essa porcentagem ou se você adicionou um item da sua biblioteca ou da SINAPI, que é inserido sem a porcentagem preenchida, basta clicar no campo de porcentagem e editar para o valor desejado.
➕ Adicionar Item
Através do botão de + Adicionar item, você poderá adicionar um novo produto ou serviço à sua Solicitação de compras. Nesse caso, você terá duas opções:
Procurar por um item que você sabe que já existe na sua biblioteca
E caso você não tenha esse item na sua biblioteca, você poderá criá-lo diretamente do campo de "item". Basta digitar o nome do insumo e clicar na opção que aparecerá abaixo de + criar "nome do insumo".
❗ Importante: Ao criar um item dentro dessa solicitação, ele também será criado na sua Biblioteca, portanto, será um item vinculado.
Informações dos itens solicitados
Código: é o código que faz referência ao item.
Apropriação: como visto anteriormente, a apropriação se refere à atribuição de custos específicos de insumos adquiridos para diferentes níveis do orçamento da obra. Isso envolve categorizar os custos dos itens e distribuí-los de forma adequada, identificando a qual nível do orçamento esses custos estão relacionados. A ideia é identificar e separar quanto desse insumo será utilizado em cada fase da obra.
Porcentagem %: a porcentagem faz referência à apropriação. Ao lado do item, ela mostra a porcentagem do item que já foi apropriada. Já ao lado de cada nível mostra o quanto desse item é usado em cada etapa da obra.
Item: nome do item e a descrição básica dele
Quantidade: quantidade de unidades necessárias do item
Unidade: métrica de medida do item, como metro quadrado, litro, peça, etc.
Necessidade: é a data em que a obra precisa desse item.
Custo previsto (unitário e total): É o custo estimado para esse item dentro do orçamento. Representa se espera gastar, por unidade e no total, com esse item. No entanto, é importante ressaltar que esse valor é uma estimativa e pode não ser o mesmo valor efetivamente gasto na hora da compra.
Revisar e criar
Após estruturar essa Solicitação de Compras, você poderá clicar no botão no canto inferior direito da tela de Revisar e criar.
Uma vez que você realizou a revisão, clique no botão de Criar e pronto!🎉 Sua solicitação foi criada e está no status de Aberta.
Como utilizar os status da Solicitação de Compras
Rascunho: Este status permite ao usuário salvar uma solicitação de compras que ainda requer mais detalhes ou especificações. É útil quando algumas informações estão incompletas ou quando você ainda não decidiu certos detalhes, como a data de necessidade. Serve como uma maneira de registrar a solicitação sem a necessidade de finalizá-la imediatamente.
Aberta: Nesta fase, sua solicitação está completa e pronta para revisão. É o momento em que todos os detalhes foram finalizados, e a equipe ou os responsáveis terão a chance de analisar antes de avançar para a próxima etapa. Seja você, um outro profissional ou a equipe de gestão, este status indica que a solicitação está pronta para revisão e aprovação interna antes de seguir para a fase de comparação de preços.
Cotação: Quando a solicitação está em processo de cotação, significa que você está buscando informações de fornecedores. Esta é a fase em que você está obtendo preços e informações sobre os itens solicitados. É como se estivesse comparando diferentes opções para tomar uma decisão informada sobre as melhores ofertas e condições disponíveis.
Para saber mais sobre como utilizar as Cotações através da Vobi, clique aqui.
Compra e Contratação: A solicitação passa para este status quando está em processo de criação da ordem de compra ou quando está aguardando a ordem de compra ser gerada.
Para saber mais sobre como utilizar as Ordens de Compra e Contratação da Vobi, clique aqui.
Finalizado: Este status é utilizado quando todos os itens da solicitação já foram adquiridos. Serve como um indicador de que todas as compras planejadas foram realizadas com sucesso.
Para mudar o status de uma solicitação, é bem simples! Basta clicar nos ícone de três pontos ⫶ no canto direito e logo após em Mover para o próximo status!
Ah, e é valido ressaltar: quando você vai fazer esse processo no status de Cotação e marcar a opção de Criar Ordem de Compra/Contratação, a solicitação já passa para o próximo status de Compra e contratação automaticamente! 🚀
Próximos passos após a solicitação de compras
Depois de aprender tudo sobre a Solicitação de Compras, é o momento de fazer os pedidos de Cotações aos fornecedores e otimizar ao máximo esse processo, simplificando os envios de pedidos, as análises de custos e impulsionando o sucesso e rentabilidade nos empreendimentos! 📊💰
Para isso, confira o material detalhado que preparamos para você clicando aqui.
Caso tenha alguma dúvida, nossa equipe de suporte está disponível na Central de Ajuda, disponível no menu Home. 😉