Visão Geral
A Construção Civil é uma parte importante da economia brasileira, envolvendo diariamente a aquisição de diversos serviços e produtos. Devido ao considerável investimento financeiro nesse setor, é essencial para os profissionais administrar de maneira eficiente todos os recursos durante a execução de uma construção, tanto para o dono da obra quanto para o sucesso do negócio.
Ao acompanhar de perto e comparar o planejamento financeiro com os gastos reais, você consegue ter um controle eficaz sobre o orçamento e o cronograma. Isso ajuda na tomada de decisões estratégicas para garantir que a construção seja concluída no prazo e dentro do orçamento previsto.
Portanto, o uso do Panorama de Compras na Vobi é crucial para assegurar que as obras do seu negócio sejam finalizadas no tempo planejado e dentro do orçamento estabelecido, mantendo alta qualidade e conformidade.
Neste artigo, vamos explorar como você pode gerenciar com máxima eficiência todo o processo de compras da sua empresa! 👇
O que você vai ver neste artigo
O que é o Panorama de Compras da Vobi e quais as vantagens de utilizá-lo?
Através do Panorama de Compras da Vobi, você terá acesso facilitado à visão geral e à análise detalhada do processo de aquisição de materiais, equipamentos e serviços necessários para a execução de uma Obra! 🚀
Dentre as inúmeras vantagens de utilizar o Panorama de Compras da Vobi, as principais são:
✅ Controle Total: Tenha controle total sobre seu orçamento e necessidades de compras.
✅ Comparação Simples: Visualize de forma fácil e rápida as discrepâncias entre o orçado total e o custo realizado, evitando surpresas desagradáveis.
✅ Tomada de Decisões Informada: Baseie suas decisões em dados concretos, impulsionando a eficiência e a precisão na gestão de projetos.
Ou seja, para qualquer profissional da construção civil, independente do tipo de serviço prestado, seja executando obras ou administrando projetos, a ferramenta de Panorama de Compras da Vobi será a sua aliada para conquistar o sucesso de forma eficiente e transparente!
💡 Para quem faz execução de Obra - Controle Total nos Detalhes:
Imagine estruturar um orçamento, considerando todos os aspectos - desde lucro até materiais e mão de obra. Com o Panorama, você terá total controle de todos os itens orçados, em processo de compra e já comprados! Por exemplo, se o preço do saco de cimento subir ou o consumo de tijolos ultrapassar o orçado, você verá isso facilmente! O Panorama te dá essa visibilidade item a item, te ajudando a evitar prejuízos e mantendo você no comando de cada centavo gasto na obra.
💡 Para quem faz administração de Obra - Transparente e Seguro:
Se você administra obras cobrando um percentual sobre as compras e contratações, aqui está a ferramenta ideal para você! O Panorama proporciona uma visibilidade incrível para você e os seus clientes. Com relatórios claros e detalhados, seus clientes conseguirão visualizar cada gasto e consumo, entendendo o valor de cada investimento feito na obra. Transparência é a chave para conquistar a confiança do cliente e construir uma reputação sólida!
Como funciona o Panorama de Compras da Vobi
Para utilizar o Panorama de Compras da Vobi, é preciso que você entenda como é o seu funcionamento e tudo que você vai poder analisar para alcançar uma gestão eficiente dos suprimentos de suas obras.
Como acessar o Panorama de Compras
Para acessar o Panorama de Compras, você terá duas opções:
Acessar o Projeto que deseja, clicar na aba de Gestão de Compras e logo após em Panorama.
Acessar o módulo de Gestão de Obras e clicar na aba de Gestão de Compras. Aqui, você pode clicar na aba de Panorama para acompanhar o panorama de compras de qualquer projeto cadastrado.
Quais informações aparecem no Panorama de Compras
O Panorama de Compras organiza suas informações de maneira rápida e eficaz. A sua estrutura é baseada nos insumos relacionados ao seu projeto, ou seja, insumos que existem:
Dentro do Orçamento: Mostra insumos que fazem parte do orçamento do seu projeto.
Solicitação de Compras: Inclui insumos listados em solicitações de compras que estão nos status de "Aberta", "Cotação" e “Compra e Contratação”.
Ordem de Compra: Abrange insumos associados a ordens de compra nos status de "Aberta", "Enviada", "Compra" ou "Finalizada".
❗ Importante: Nossa recomendação é sempre utilizar Itens Vinculados à sua Biblioteca ou à SINAPI para estruturar seus orçamentos. As vantagens são inúmeras! Você pode visualizar de forma agrupado os itens por etapa da obra, permitindo saber exatamente quanto de cada insumo será utilizado em cada fase. Além disso, a padronização das informações dos insumos simplifica atualizações em massa, economizando seu tempo precioso. Isso resulta em uma gestão mais eficiente e precisa.
Portanto, você poderá utilizar o Panorama de Compras de duas formas:
Com um orçamento previamente estruturado: Se você já tem um orçamento, o Panorama é seu aliado para comparar quantidades e custos orçados com o que está sendo efetivamente realizado. Gerencie facilmente insumos, quantidades e custos.
Sem um orçamento previamente estruturado: Não tem um orçamento? Sem problemas! Use o Panorama para registrar e acompanhar apenas as quantidades compradas e os custos realizados na obra. Não é necessário um orçamento prévio, se você e sua equipe preferem concentrar-se no acompanhamento das compras na obra, o Panorama é perfeito para isso.
Caso você opte por essa forma, a única diferença é que as colunas de "Quantidade orçada" e "Custo total orçado" ficam zeradas, já que não há um orçamento prévio. Aqui, o foco será no acompanhamento das compras realizadas na obra.
Configuração do Panorama de Compras
Ao acessar o Panorama de Compras da Vobi, você poderá personalizar a visualização do Panorama de cada projeto de forma simples e eficiente. Aqui estão os passos para configurar o seu panorama:
Projeto: Selecione o projeto que deseja visualizar o panorama.
Visualização: Escolha entre a visualização simples ou avançada
Itens para Análise: Escolha quais itens deseja acompanhar:
Todos os itens
Itens não comprados
Itens não orçados
Itens em solicitação
Itens em compra
Filtros: aplique os filtros para aprofundar ainda mais a sua análise, como por exemplo:
Visualizar por tipo, apenas produtos ou apenas serviços;
Custo médio acima ou abaixo do orçado
Custo total acima ou abaixo do orçado
Status no orçamento: para aprovar, aprovado e não aprovado
Você pode estar se perguntando qual a diferença entre a visualização simples e visualização avançada, certo? 👇
Visualização Simples | Visualização Avançada |
Na visualização simples, você terá acesso a colunas essenciais para uma visão geral e eficaz. | Já na visualização avançada, ampliamos as informações para oferecer uma visão mais detalhada. |
Em resumo, a visualização avançada inclui mais detalhes, como unidades de medida, quantidades em solicitação e em compra, proporcionando uma análise mais completa. Escolha a visualização que melhor atende às suas necessidades de gestão de compras. Simples ou avançada, o Panorama de Compras da Vobi está aqui para tornar sua gestão de compras ainda mais fácil e eficiente!
De forma geral, você poderá acompanhar através do Panorama de Compras as seguintes informações:
Orçado total | Custo realizado |
Valor total estimado no Orçamento do projeto. | Valor total das Compras abertas e finalizadas. |
Conforme a sua configuração, a estrutura da tabela será alterada. Em relação à cada um dos itens do panorama, você vai poder acompanhar nas colunas as seguintes informações:
Código | Exibe o código de identificação cadastrado no item. |
Item | Exibe o nome do item. |
Unidade | Métrica de medida do item, como metro quadrado, litro, unidade, etc. |
Qtd. orçada | Quantidade do item no Orçamento |
Qtd. comprada | Quantidade do item vinculada em uma Ordem de Compra nos status: “Aceita” ou “Finalizada”. |
Qtd. em solicitação | Quantidade do item vinculada em uma Solicitação nos status: “Aberta”, “Cotação” ou “Compra e contratação”. |
Qtd. em cotação | Quantidade do item vinculada em uma Cotação nos status: “Aberta”, “Resposta pendente” ou “Cotada”. |
Qtd. em compra | Quantidade do item vinculada em uma ordem de compra nos status: “Aberta” ou “Enviada”. |
Balanço | Quantidade comprada dividida pela Quantidade orçada. |
Custo médio orçado | Custo médio unitário dos itens no orçamento. |
Custo médio real | Custo médio unitário dos itens comprados. |
% Custo médio | Custo médio realizado dividido pelo Custo médio orçado. |
Custo total orçado | Valor total estimado no Orçamento. |
Custo total real | Custo total gasto com o item de acordo com as ordens de compras “Aceitas” ou “Finalizadas” |
% Custo total | Custo total realizado dividido pelo Custo total orçado. |
Sempre que surgir alguma dúvida sobre as colunas, basta passar o mouse sobre cada uma delas para ver a definição. 👇
O que vou poder acompanhar com o Panorama de Compras da Vobi
Como você pode ver, através do Panorama de Compras da Vobi, você terá em mãos uma ferramenta poderosa para aprimorar seu controle financeiro, tomar decisões mais precisas e garantir o sucesso da sua obra! 🚀
Agora, vamos ver tudo que você vai poder acompanhar e analisar através do Panorama:
1. Análise de Quantidade Comprada:
Durante a execução da sua obra, tenha o controle total sobre a quantidade comprada de cada item. Com o Panorama de Compras da Vobi, você pode verificar se a quantidade comprada está alinhada com a quantidade orçada. Detecte facilmente compras acima ou abaixo do planejado, garantindo um gerenciamento eficaz dos seus insumos e também possíveis pontos de atenção para os próximos orçamentos que você estruturar!
💡 Imagine que você tenha orçado a compra de 1000 metros cúbicos de concreto para uma laje. Com o Panorama de Compras, você verifica que, na realidade, foram adquiridos apenas 900 metros cúbicos. Essa análise rápida indica uma possível economia, mas também alerta para a necessidade de ajustar futuros orçamentos para garantir um cálculo adequado de quantidade.
2. Análise de Custo:
Mantenha os custos sob controle e tome decisões assertivas com o Panorama de Compras. Analise se os custos realizados estão alinhados com o planejado no seu orçamento. Detecte de forma simples se houve custos abaixo ou acima do previsto, permitindo ajustes ágeis e eficazes durante a execução da obra.
💡 Suponha que você tenha planejado gastar R$10.000 em material elétrico para uma obra. Com o Panorama de Compras, você percebe que, mesmo comprando a quantidade orçada, o custo realizado foi de R$9.000. Essa análise eficaz não só mostra uma economia, mas também sugere a possibilidade de investir mais em outros aspectos do projeto ou redirecionar recursos financeiros.
3. Análise por Nível:
Aprofunde suas análises por níveis específicos da obra com o Panorama de Compras. Analise a quantidade e o custo orçado e realizado item a item por nível. Em outras palavras, tenha uma visão detalhada e comparativa, garantindo que o que foi orçado está alinhado com o que está sendo realizado, nível por nível.
💡 Em um determinado nível da construção, você orçou a compra de 500 tijolos por R$500. Utilizando o Panorama de Compras, você verifica que foram adquiridos 600 tijolos por R$550. Essa análise por nível proporciona insights valiosos, indicando a necessidade de reajustes no quantitativo dos próximos orçamentos e a possibilidade de otimizar o consumo de materiais em cada fase específica da obra.
Como compartilhar através do Portal do cliente
O Panorama de Compras está disponível para o seu cliente acessar através do Portal do cliente. Para compartilhar, basta seguir os passos abaixo:
Vá até o Projeto que você deseja
Uma vez dentro do projeto, clique no ícone de Compartilhar que fica no canto superior direito da tela, ao lado das fotos dos responsáveis pelo projeto.
Desça até a parte de Configurar compartilhamento e habilite o acesso no Panorama de Compras. Ao habilitar o Panorama, todas as informações do Panorama serão apresentadas ao cliente.
💡 Dica Vobi: Se você utiliza o Benefício e Despesas Indiretas (BDI) e compartilha apenas o preço dos insumos no Orçamento com seu cliente, é importante ficar atento! No Panorama de Compras, os valores considerados são os custos dos insumos, sem a inclusão da porcentagem de BDI. Esteja ciente dessa diferença ao habilitar acesso ao Panorama de Compras.
Como exportar o Panorama de Compras
E além da visualização do Panorama através do Portal do Cliente, você também poderá compartilhar com o seu cliente exportando em PDF, CSV ou Excel.
A possibilidade de adicionar esse PDF em apresentações ao cliente oferece flexibilidade, permitindo que o cliente tenha acesso e visualize o panorama de maneira facilitada e com a configuração que você deseja. Essa estratégia não só consolida parcerias sólidas, mas também posiciona sua empresa como referência no compromisso com a transparência e a qualidade na execução de projetos.
Para exportar esse relatório em PDF, basta seguir os seguintes passos:
Acesse o Panorama que deseja exportar através do módulo de Gestão de Compras > Gestão de Compras, clique em Panorama e selecione o Projeto que deseja;
Ou então acesse o Projeto que você deseja, clique na aba Compras que fica logo abaixo do nome do projeto e logo após em Panorama.
Faça a configuração do Panorama de acordo com o que você deseja exportar: tipo de visualização, itens para análise, filtros;
Clique no botão Ações que fica ao lado direito da tela e selecione se deseja exportar em PDF, CSV ou Excel.
No caso de exportação de PDF, você poderá ajustá-lo conforme a sua preferência: Logo que você selecionar a opção de Exportar PDF, abrirá uma página para fazer os ajustes finais do seu arquivo antes de ele ser gerado. Você terá as seguintes opções de personalizar esse PDF escolhendo a Orientação, o Título e a configuração de Colunas.
Feitas essas configurações, clique no botão Baixar que aparece no canto inferior direito da página e pronto! 🎉
💡 Dica Vobi: ao clicar na opção de Baixar, será aberta uma janela para configurar a impressão do documento PDF. Aconselhamos que você utilize a opção de Salvar como PDF ao invés de Microsoft Print to PDF. Caso seja necessária a impressão, é viável que ela seja feita após salvar esse documento da forma sugerida.
Dúvidas frequentes
Exportei em Excel e veio desconfigurado. O que fazer?
Caso você tenha problemas de formatação na planilha que você exportou, acesse:
👉 Tutorial de ajuste - Excel no Desktop (pacote Office).
👉 Tutorial de ajuste - Excel no Drive (Google Sheets)