Visão Geral
O setor da construção civil é vasto, envolvendo uma gama de processos desde o planejamento até a execução de empreendimentos. Em meio a essa complexidade, destacamos uma etapa crucial para o sucesso e a lucratividade de uma construção: a etapa de Cotação.
Nessa etapa, decisões estratégicas definem fornecedores e prestadores de serviços. Isso não apenas influencia diretamente a qualidade da obra, mas também tem impacto direto no lucro que a empresa almeja alcançar. Embora muitas vezes seja subestimada, a etapa de cotações é central, conectando orçamento, planejamento e gestão. Cada escolha impacta na eficiência, viabilidade econômica e excelência final da construção.
Portanto, a ferramenta de Cotações da Vobi torna-se crucial, otimizando a seleção, simplificando análises de custos e impulsionando o sucesso e rentabilidade nos empreendimentos. 🏗️📊💰
O que você vai ver neste artigo
O que é um processo de Cotação e quais as vantagens de utilizá-lo?
O processo de Cotação na construção civil é fundamental para solicitar e comparar propostas de fornecedores visando adquirir materiais, equipamentos ou serviços. Ele envolve identificação de necessidades, seleção de fornecedores, solicitação de cotações, análise das propostas com critérios como preço, qualidade e prazo, e decisão de compra ou contratação. A Cotação da Vobi é uma ferramenta que conecta profissionais, fornecedores e clientes, facilitando a solicitação de cotações para diversos produtos e serviços da construção civil.
Dentre as inúmeras vantagens de fazer Cotações através da Vobi, as principais são:
✅ Montagem Rápida de Cotações: Simplifique o processo criando pedidos de cotações a partir de solicitações de compras existentes ou adicionando rapidamente itens do seu orçamento, biblioteca ou SINAPI em pedidos de cotações sem a necessidade de uma solicitação prévia.
✅ Cadastro e Notificação de Fornecedores: Cadastre fornecedores e solicite cotações eficientemente, notificando-os com mensagens personalizadas.
✅ Flexibilidade no Contato com o Fornecedor: Envie o pedido de cotação de forma flexível por email, WhatsApp ou manualmente, compartilhando o link para que o fornecedor veja os itens e responda diretamente ou faça o download para enviar a proposta depois.
✅ Comparação de Preços: Compare cotações recebidas lado a lado através do Mapa de Cotação, simplificando a escolha da melhor proposta.
✅ Emissão de Ordens de Compra: Encontrou a melhor proposta? Emita a Ordem de Compra a partir de uma cotação! A plataforma registra todos os detalhes da compra, incluindo valores por item, para melhor controle e organização na gestão de compras.
Como funcionam as Cotações na Vobi
Agora que você já sabe o que é o processo de Cotação e quais as vantagens de utilização através da plataforma Vobi, vamos ver como funciona na prática os pedidos de cotação e todas as dicas para desenvolver uma boa estratégia nessa gestão.
Resumidamente, temos 4 etapas no processo de cotação:
1. Definição de materiais e informações específicas
Você poderá fazer isso através de uma Solicitação prévia ou até mesmo diretamente pela Cotação que você criar. Dentro desse pedido, você poderá colocar os itens solicitados e suas respectivas informações como:
Quantidade e devidas apropriações: Refere-se à quantidade de unidades necessárias de um item e à atribuição dos custos desses insumos para os diferentes níveis do orçamento da obra através das apropriações.
Data de necessidade: é a data em que a obra precisa deste item.
Custo previsto: É o custo estimado para esse item dentro do orçamento. Representa o que se espera gastar, por unidade e no total, com esse item. No entanto, é importante ressaltar que esse valor é uma estimativa.
Endereço de entrega: a plataforma preenche automaticamente os campos de Endereço de Entrega com as informações cadastradas no Projeto. Mas se precisar, você pode alterar esse endereço para um diferente ou até mesmo atualizar o endereço do projeto diretamente durante a criação da Cotação.
Observações: Essa área é como um bloco de notas para deixar informações importantes. Por exemplo, se você precisar destacar detalhes específicos sobre o pedido, como preferências de embalagem, é aqui que você faz isso. É como deixar um recado para a equipe e até mesmo seu fornecedor, garantindo que todos estejam na mesma página e nada importante seja esquecido.
Anexos: se você desejar, é possível adicionar anexos na sua cotação. Isso ajuda a manter um registro documental completo, facilitando a conferência e acompanhamento.
2. Selecione os fornecedores que deseja enviar o pedido de cotação
Você pode escolher os fornecedores que deseja contatar para enviar o pedido de cotação. Isso pode ser feito via email ou WhatsApp, permitindo que você inclua uma mensagem personalizada da sua equipe. Além disso, também é possível exportar a planilha e enviá-la para que o fornecedor preencha e retorne.
3. Receba as cotações de forma fácil e descomplicada!
A partir do momento que foram feitos os envios dos pedidos, você poderá acompanhar os status dessa cotação (Aberta, Resposta pendente, Cotada, etc). Ao acessar o link do pedido, seus fornecedores vão poder preencher com as propostas deles e você vai acompanhar tudo através do Mapa de Cotação.
4. Analise rapidamente as respostas dos pedidos de cotações e escolha a melhor oferta
Uma vez que seus fornecedores fizeram suas propostas, seja respondendo diretamente pelo link compartilhado ou enviando as respostas por e-mail ou WhatsApp, você poderá visualizar rapidamente no Mapa de Cotação qual a proposta de melhor custo benefício. O melhor é que a plataforma identifica automaticamente a oferta de menor preço entre as recebidas e também analisa item a item comparando as quantidades disponíveis e custos propostos.
Após a análise e identificação de menor preço, você poderá selecionar a Cotação que deseja e criar uma Ordem de Compra e Contratação a partir dela!
Como criar uma Cotação
Para acessar as Cotações, você terá duas opções:
Acesse o Projeto que deseja, clique na aba de Compras e logo após em Cotações.
Acesse o módulo de Gestão de Obras no menu lateral e clique em Gestão de Compras. Aqui, você pode clicar na aba de Cotações para acompanhar as cotações de qualquer projeto cadastrado na plataforma.
Agora, vamos ao passo a passo para criar um novo pedido de Cotação. Para isso, você terá duas opções:
Criar um pedido de Cotação a partir de uma solicitação: para isso, vá até a Solicitação que deseja, esteja ela no status de Aberta ou Cotação, clique no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela e logo após em Criar Cotação.
Criar um pedido de Cotação sem uma solicitação prévia: para isso, acesse o módulo de Gestão de Obras, e depois clique em Gestão de Compras. Vá até a sub-aba de Cotações e clique no botão de Adicionar cotação.
Mas qual a diferença de criar um pedido de Cotação a partir de uma Solicitação prévia ou não? Vamos entender isso! 👇
Quando um pedido de Cotação for criado a partir de uma Solicitação de Compras, ele já será criado com os itens que estão inseridos nessa solicitação e suas devidas apropriações e vínculos. E caso seja necessário, você poderá adicionar novos itens ou até mesmo excluir algum deles que não deseja que faça parte dessa Cotação.
Agora, quando você criar um pedido de Cotação sem uma solicitação prévia, será necessário adicionar os itens desejados, podendo escolher os itens do orçamento, da biblioteca, da SINAPI ou até mesmo criar um novo insumo.
❗Importante: O uso das Solicitações é recomendado caso sua empresa tenha uma equipe ou responsável dedicado à requisição dos insumos necessários para a obra, como um profissional do canteiro de obras ou um membro da equipe financeira. Isso ocorre porque essa solicitação pode passar por várias etapas de revisão pelos setores responsáveis, incluindo verificação de quantidades e fornecedores, antes de ser enviada para solicitar as cotações.
Informações de um pedido de Cotação
Agora, vamos ver tudo sobre os campos que você deverá preencher para gerar esse pedido de Cotação.
➡️1. *Projeto: nome do projeto que você deseja criar uma Cotação. Se você criar a partir de uma solicitação existente, esse campo já será automaticamente preenchido, caso contrário, é só selecionar o nome do projeto que deseja.
➡️2. Descrição: insira um nome identificativo para esta cotação, facilitando sua posterior identificação. Recomendamos utilizar como nome o tipo de material presente na cotação, como, por exemplo, "Marcenaria" ou "Ferragens". Essa prática tornará mais fácil a organização e referência dessa cotação no futuro.
➡️3. Prioridade: selecione a prioridade entre baixa, média e alta.
➡️4. Responsável: selecione o membro da sua equipe responsável pelo pedido de Cotação.
➡️5. Prazo de resposta: selecione o prazo para os fornecedores responderem o pedido de cotação.
❗Importante: caso o fornecedor queira responder esse pedido de cotação após o prazo de entrega, ele poderá fazer isso normalmente. Registrar o prazo de resposta serve como um controle interno e também um aviso para o fornecedor.
➡️6. *Dados → Itens solicitados: aqui você encontra todos os itens que foram inseridos na solicitação prévia. Como dito anteriormente, caso você esteja criando esse pedido de Cotação sem uma solicitação, é só adicionar todos os itens que deseja, clique em Buscar item para adicionar um Insumo do Orçamento, da sua Biblioteca (Meus itens) ou da SINAPI, ou em + adicionar item para inserir um novo produto ou serviço.
Caso seja necessário, você pode ver mais detalhes sobre como adicionar itens solicitados clicando aqui.
❗Importante: adicione os itens solicitados, salve a cotação e adicione os fornecedores, para depois acessar a sub-aba de Fornecedores.
➡️7. Endereço de entrega: a plataforma preenche automaticamente os campos de Endereço de Entrega com as informações cadastradas no Projeto. Mas se precisar, você pode alterar esse endereço para um diferente ou até mesmo atualizar o endereço do projeto diretamente durante a criação do pedido de cotação.
➡️8. Detalhes → Observações: você pode deixar comentários sempre que quiser no seu pedido de Cotação. Essa área é como um bloco de notas para trocar informações importantes com o fornecedor. Por exemplo, se você precisar destacar detalhes específicos sobre o pedido, como preferências de embalagem, é aqui que você faz isso.
➡️9. Detalhes → Anexos: se você desejar, é possível adicionar ao pedido de Cotação anexos. Isso ajuda a manter um registro documental completo, facilitando a conferência e acompanhamento da transação.
❗Importante: apenas os campos de Projeto, Nome e Itens solicitados são obrigatórios de preenchimento. No entanto, recomendamos que todos os campos sejam preenchidos para fornecer todas as informações necessárias aos seus fornecedores, facilitando a elaboração das propostas.
Como enviar pedidos e gerenciar as respostas dos fornecedores
Logo após estruturar o pedido de Cotação e clicar no botão de Salvar e adicionar fornecedores, é o momento de selecionar para quais fornecedores você vai enviar esse pedido.
Envio de pedidos de Cotação aos fornecedores
No canto direito da tela, aparecerá a janela onde você irá fazer essa seleção. Dentre os fornecedores que vão aparecer na tela, você poderá:
Utilizar o campo de busca para procurar por um fornecedor específico,
Filtrar pelas Categorias
Ou até mesmo cadastrar um novo fornecedor para depois selecioná-lo como um dos escolhidos.
Basta clicar no ícone de + ao lado de cada fornecedor para escolher quais que você deseja enviar esse pedido. Após clicar no botão de próximo, você poderá configurar o envio de pedido de cotação para os fornecedores:
Estruturando uma mensagem de pedido de cotação padronizada da sua empresa. Inclusive, após estruturá-la você poderá marcar a opção de Definir como mensagem padrão e não vai precisar mais fazer esse processo todas as outras vezes, apenas ajustes que sejam necessários de acordo com cada pedido.
Você pode visualizar como os fornecedores vão receber o pedido de cotação através do botão de “Ver como fornecedor”.
Selecionar a forma de envio: via Email e WhatsApp.
💡 Dica Vobi: já aproveite e deixe estruturada uma mensagem padrão da sua empresa! Por exemplo:
Olá, tudo bem?
Estamos solicitando cotação para insumos de um novo projeto. Nesse link que estou enviando, você encontrará o detalhamento completo do pedido.
Agradecemos antecipadamente pela atenção e aguardamos seu retorno.
Atenciosamente,
[Seu Nome] [Nome da Sua Empresa].
Após isso, você estará visualizando a tela com Detalhes desse pedido de Cotação. Nela, você verá:
Todas as informações da Cotação como o seu código, descrição, prazos, responsáveis e etc;
Logo abaixo, você poderá visualizar em detalhes:
Os Dados, onde estão todas as informações dos insumos que fazem parte da cotação;
Os Fornecedores, onde você acompanha as informações dos pedidos de cotação como status, oferta, data de envio e de resposta e contato.
O Mapa de Cotação, onde você terá o comparativo entre as respostas dos fornecedores cotados, visualizando os itens com menor preço unitário, a quantidade disponível do item, e ainda uma sugestão do fornecedor com o melhor preço, automaticamente, pela plataforma.
Como o meu fornecedor vai poder me responder
Quando o seu fornecedor recebe o link via E-mail ou WhatsApp, ele é direcionado para uma página contendo todos os detalhes do pedido de cotação.
Existem duas maneiras de receber a cotação:
Resposta pelo link: Seu fornecedor pode visualizar os dados fornecidos neste pedido e responder diretamente pelo link do pedido de cotação, preenchendo no quadro de itens solicitados todas as informações necessárias.
Uso da Planilha CSV: Você também tem a opção de acessar a cotação, indo para a sub-aba de Dados. Lá, clique em Ações e, em seguida, em Exportar CSV. Ao compartilhar essa planilha com seu fornecedor, ele pode preenchê-la e enviá-la de volta para você, contendo todos os dados referentes à cotação.
Essas duas opções oferecem flexibilidade para o seu fornecedor escolher a abordagem mais conveniente para responder ao pedido de cotação de maneira eficaz e sem complicações. 🚀
Como utilizar os status dos Fornecedores
Após o envio do pedido de Cotação para os fornecedores, você pode notar que o status do pedido de cotação para os fornecedores foi alterado automaticamente para Aguardando resposta.
No momento que seu fornecedor acessar o link do pedido e preencher sua proposta, o status dessa cotação para esse fornecedor será atualizada automaticamente para Respondido.
No caso em que você cadastrou essa proposta manualmente ou quer alterar para outros status, você poderá fazer isso acessando os Detalhes dessa cotação, indo até a aba de Fornecedores, clique no ícone de três pontos ⁝ do fornecedor e selecione para qual status deseja alterar. Vale ressaltar que isso pode ser feito tanto através da aba de Fornecedores, quanto da aba de Mapa de Cotações.
A partir dos avanços desse pedido de cotação, você poderá alterar os status de:
Não enviado → Aguardando resposta → Respondido ou Recusado →
Analisado → Compra e contratação
Status | O que quer dizer |
Não enviado | Quando o fornecedor foi adicionado à lista, mas o pedido de cotação ainda não foi enviado. Este status indica que a comunicação formal ainda não ocorreu, sendo útil para identificar fornecedores que estão na lista, mas cujas cotações não foram solicitadas. |
Aguardando resposta | Este status é atribuído quando o pedido de cotação já foi enviado para o fornecedor. Indica que a comunicação foi estabelecida, mas as respostas ainda não foram recebidas.
❗Importante: A alteração para esse status pode ocorrer manualmente ou automaticamente após clicar em "Enviar Email/Envio por WhatsApp" para o fornecedor. |
Respondido | Este status é atribuído quando o fornecedor responde ao pedido de cotação. Indica que uma resposta foi recebida e está pronta para análise e consideração.
❗ A alteração para esse status pode ocorrer manualmente ou automaticamente após o fornecedor acessar o link do pedido, preencher com a sua proposta e clicar em “Salvar e enviar”. |
Recusado | Quando o pedido de cotação foi recusado pelo fornecedor. Isso indica uma resposta negativa à solicitação.
❗ A alteração para esse status pode ocorrer manualmente ou automaticamente após o fornecedor acessar o link do pedido e clicar em “Recusar cotação”. |
Analisado | Quando o fornecedor responde ao pedido de cotação e a resposta é analisada pelo responsável da equipe, o status muda para "Analisada". Isso indica que a resposta foi considerada e avaliada. |
Compra e contratação | Quando a resposta de cotação está vinculada a uma Ordem de Compra, ela recebe o status de Compra e Contratação. Isso indica que o processo avançou para a fase de concretização do acordo. |
Como utilizar os status da Cotações
Ao acessar suas cotações, seja através do módulo de Compras ou dentro de um Projeto específico, você poderá gerenciar todas as suas cotações através do quadro de Status!
Status | O que quer dizer |
Rascunho | Este status permite salvar um pedido de cotação que ainda requer mais detalhes ou especificações. É útil quando algumas informações estão incompletas ou quando você ainda não decidiu certos detalhes, como a data de necessidade. Serve como uma maneira de registrar essa cotação sem a necessidade de finalizá-la imediatamente.
|
Aberta | A cotação já foi detalhada e salva, mas ainda não foi enviada para um fornecedor. Este status indica que o pedido de cotação está pronto para ser compartilhado com os fornecedores selecionados.
|
Resposta pendente | Após o envio para os fornecedores, este status é atribuído quando nem todos responderam ao pedido de cotação. Ele indica que algumas respostas ainda estão pendentes de recebimento.
|
Cotada | Este status é alcançado quando todos os fornecedores já responderam ao pedido de cotação. Indica que as propostas foram recebidas de todos os fornecedores envolvidos.
|
Compra e contratação | Quando a resposta de cotação está vinculada a uma Ordem de Compra, ela recebe o status de Compra e Contratação. |
Finalizada | Você pode manualmente alterar para o status de Finalizada. Isso é útil para indicar que a cotação foi concluída e não precisa mais ser acompanhada ativamente. |
Como registrar manualmente as respostas de fornecedores
Caso o seu fornecedor tenha optado por responder o pedido de cotação via Email, WhatsApp ou até mesmo compartilhando um arquivo CSV ou Excel ao invés de preencher os dados no link que foi compartilhado com ele, é fundamental que você registre essas informações na plataforma para uma comparação eficaz de custo-benefício.
Para isso, você poderá fazer esse registro manualmente ou utilizar o recurso de importação de cotação.
Caso você deseje registrar manualmente, siga esse passo a passo:
Acesse as Cotações:
Utilize o módulo geral de Gestão de Obras, indo para Gestão de Compras, ou vá diretamente a um Projeto específico, clique no módulo de Compras e depois na sub-aba de Cotações.
Selecione a Cotação:
Clique acima da Cotação desejada para registrar a resposta de um fornecedor. Isso o levará para a página de Detalhes dessa cotação.
Escolha o Fornecedor:
Clique no fornecedor para o qual deseja registrar a resposta. Uma janela se abrirá à direita, permitindo que você preencha as informações da cotação, incluindo:
Quantidade: Indique a quantidade dos itens ou serviços oferecidos pelo fornecedor.
Valor unitário: Especifique o valor por unidade dos itens ou serviços.
Valor total: O sistema calcula automaticamente o valor total da cotação por Item solicitado.
Campo de valores: sinalize descontos, impostos ou frete e visualize o valor total.
Pagamento: especifique as condições e formas de pagamento aceitas pelo fornecedor.
Entrega: preencha a data prevista de entrega fornecida pelo fornecedor.
Prazo de validade: indique a data de validade da cotação.
Observação: inclua detalhes importantes sobre a cotação.
Anexo: anexe o PDF ou outros documentos compartilhados pelo fornecedor sobre a Cotação.
Como importar as respostas dos fornecedores
Além do cadastro manual da proposta enviada pelo seu fornecedor, você também poderá utilizar o recurso de importação. Você pode clicar aqui para visualizar o nosso modelo de importação de cotações e entender como deverá estar estruturada a sua planilha para utilizar esse recurso.
💡Dica da Vobi: ao acessar o modelo de importação de cotações, você poderá clicar em Arquivo > Fazer uma cópia. Assim, você poderá preencher o seu arquivo com os dados da proposta do fornecedor e depois importar para a plataforma!
Essa importação de cotações é feita em duas etapas:
Primeiro, você deve importar os itens da cotação com seus respectivos códigos, nomes, quantidades disponíveis e valores unitários de acordo com a resposta do fornecedor. Para isso, utilize o modelo de importação, na aba "Itens da cotação";
Depois disso, você poderá importar as informações adicionais como o frete, desconto, imposto, datas, condições de pagamento e etc utilizando a aba de "Dados da Cotação".
❗Importante: o arquivo deverá estar em formato .xlsx, .xls ou .csv
Como escolher a melhor Cotação e gerar uma Ordem de Compra
Após receber todas as cotações, a plataforma identifica automaticamente a oferta de menor preço entre as recebidas através do ícone de Menor preço que aparece na Cotação com o valor menor. Esse ícone fica presente na aba de Fornecedores, dentro de cada cotação.
Além disso, você e o seu cliente poderão acompanhar todas as informações sobre as propostas de cotação recebidas dos seus fornecedores pelo Mapa de Cotação. Nele, você terá um comparativo entre os profissionais cotados, visualizando os itens com menor preço unitário, qual a quantidade disponível de cada item, e ainda uma sugestão do fornecedor com o melhor preço, automaticamente, pela plataforma.
Para saber mais sobre como utilizar o Mapa de Cotações na plataforma Vobi, clique aqui.
A partir disso, o responsável da sua equipe ou até mesmo o seu cliente poderá aprovar a cotação antes da Ordem de Compra ser gerada. E com isso, o responsável pela criação da cotação poderá:
Gerar uma única ordem para o mesmo fornecedor com todos os itens
Ou comprar em fornecedores diferentes, selecionando os itens de menor preço, por exemplo.
❗Importante: para gerar uma ordem de compra a partir de uma cotação, o status desse fornecedor escolhido deverá estar entre Respondida ou Analisada.
Para saber mais sobre como criar uma Ordem de Compra e Contratação na plataforma Vobi, clique aqui.
Como compartilhar com cliente
Caso você queira, será possível compartilhar as Cotações com o seu cliente através do Portal do cliente. Para isso, basta seguir os passos abaixo:
Vá até o Projeto que você deseja
Uma vez dentro do projeto, clique no ícone de Compartilhar que fica no canto superior direito da tela, ao lado das fotos dos responsáveis pelo projeto.
Desça até a parte de Configurar compartilhamento e habilite o acesso em Cotação.
Dentro do Mapa de cotação de cada uma dessas cotações, ao clicar no ícone de engrenagem no canto superior direito, será possível configurar as colunas visíveis para você e sua equipe e as colunas visíveis para o seu cliente. Essa configuração poderá ser feita de acordo com as necessidades de cada cotação registrada, ou seja, é uma configuração que você poderá fazer em cada cotação e não precisa de uma configuração geral.
💡 Dica da Vobi: Você pode exportar o seu mapa de cotações em CSV ou Excel através do botão de Ações no canto superior direito da tela.
Próximos passos após a Cotação
Depois de aprender tudo sobre as Cotações através da Vobi, veja a como gerar Ordens de Compras ou Contratações a partir das oferta recebidas!
Para isso, confira o material detalhado que preparamos para você clicando aqui.
Dúvidas frequentes
Quando o fornecedor responde através do link, ele pode acessá-lo de novo e alterar a resposta dada anteriormente?
O seu fornecedor poderá clicar novamente no link para visualizar os dados que ele preencheu, porém, uma vez que ele clica em “Salvar e enviar” não será possível que ele faça alterações nessas informações. Se for necessário, você pode reenviar esse pedido para seu fornecedor e após isso, será possível fazer o preenchimento do link novamente.
Caso necessário, posso fazer alterações nas respostas compartilhadas pelos fornecedores nos links?
Assim que o seu fornecedor clicar em “Salvar e enviar” no link do pedido de cotação, os dados fornecidos por ele vão estar disponíveis na plataforma. Você poderá acessá-los e, caso necessário, poderá clicar em cada campo e fazer alterações nesses campos.
Se passar a data do pedido de cotação, o fornecedor consegue acessar o link e responder ao pedido?
Caso o fornecedor queira responder esse pedido de cotação após o prazo de entrega, ele poderá fazer isso normalmente. Registrar o prazo de resposta serve como um controle interno e também um aviso para o fornecedor.