Nós já sabemos que o processo de cotação é fundamental para qualquer tipo de negócio, independente da área. Agora especialmente se tratando da construção civil, onde cada detalhe conta para o sucesso do seu projeto ou obra, ter total controle das informações durante a etapa de cotação é fundamental.

E a boa notícia é que através do Mapa de Cotações da Vobi, você tem uma ferramenta que vai ser a sua maior aliada para esse processo, onde você acompanha facilmente o comparativo entre os fornecedores cotados e identifica rapidamente qual a melhor opção para o seu negócio ou seu cliente.

Neste artigo, vamos explorar como você pode gerenciar com máxima eficiência todo o processo de cotações dos seus Projetos e Obras! 👇

O Mapa de Cotações da Vobi é uma ferramenta que facilita a comparação de preços e condições de produtos e serviços oferecidos por diferentes fornecedores. Em vez de lidar com várias propostas separadamente, o mapa de cotações organiza todas as informações relevantes em uma tabela, incluindo valores, disponibilidade de produtos, prazos de entrega e outros detalhes importantes. Isso permite uma comparação rápida e fácil lado a lado, ajudando na tomada de decisão para o seu negócio de forma mais eficiente. 🚀

Dentre as inúmeras vantagens de utilizar o Mapa de Cotações da Vobi, as principais são:

✅ Comparação de Preços: Permite comparar os preços de diferentes fornecedores e escolher a opção mais vantajosa de acordo com as necessidades e objetivos do negócio.

✅ Economia de Tempo: Reduz o tempo gasto na pesquisa de preços e na coleta de propostas, pois organiza todas as informações das propostas em um único local, agilizando o processo de tomada de decisão.

✅ Melhoria na Gestão de Custos: Ajuda a controlar os gastos ao possibilitar a comparação detalhada de propostas recebidas, incluindo frete, descontos, impostos, entre outros.

✅ Transparência e Organização: Promove a transparência ao apresentar todas as informações de forma clara e organizada para o cliente, facilitando a análise ao acessar o mapa.

✅ Negociação Mais Estratégica: Fornece uma base sólida para negociações com fornecedores, permitindo a discussão de condições mais favoráveis com base nas propostas recebidas e comparativos feitos através do Mapa.

✅ Redução de Erros: Além do acompanhamento dos status dos pedidos deixar o processo de cotação mais claro, a comparação lado a lado do mapa de cotação minimiza erros na análise de preços.

Para acessar o Mapa de Cotações na Vobi, é necessário criar uma cotação e selecionar os fornecedores para os quais deseja enviar o pedido.

Depois de criada, dentro da cotação você encontrará o Mapa de Cotações, onde estarão listados os fornecedores selecionados e os itens dessa cotação. À medida que os fornecedores acessarem o link e compartilharem suas propostas (ou você importar as respostas dos fornecedores) será possível acompanhar todas as informações no Mapa, facilitando a comparação e a tomada de decisão.

Para obter mais informações sobre como seu fornecedor pode responder ao pedido de cotação ou como você pode registrar essas respostas na plataforma, clique aqui.

O Mapa de Cotações organiza todas as informações das propostas dos seus fornecedores de uma forma simples e fácil de fazer comparações.

Ao acessar o Mapa de Cotações da Vobi, você poderá configurar as colunas visíveis para sua equipe e para o seu cliente de forma simples e eficiente! Aqui estão os passos para configurar o seu Mapa:

Configuração das colunas de Itens do Mapa de Cotação: Aqui você poderá configurar quais colunas/informações estarão disponíveis para você e sua equipe em “Habilitado” e para seus clientes em “Cliente”.

Configuração das colunas de Fornecedores do Mapa de Cotação: Aqui você poderá configurar quais Fornecedores estarão disponíveis para você e sua equipe em “Habilitado” e para seus clientes em “Cliente”.

O Mapa de Cotações, além de centralizar todas as informações de propostas dos seus fornecedores, conta com algumas indicações automáticas que vão agilizar muito a sua análise! 🚀

À medida que os fornecedores acessem o link e compartilharem suas propostas, ou então você fizer o cadastro dessas respostas, você poderá acompanhar todas as informações nesse mapa, incluindo as indicações que vão facilitar a sua análise. 👇

No Mapa de Cotações da Vobi, você pode identificar facilmente o menor preço tanto por item quanto por fornecedor:

✅ Por Item: A plataforma mostra automaticamente qual fornecedor tem o menor preço de cada item. Isso é indicado pela cor verde no mapa.

✅ Por fornecedor: Na última linha em “Total”, o ícone de $ na cor verde indica a proposta com menor valor. É importante ressaltar que acima dessa linha temos a comparação item a item, enquanto abaixo temos a comparação das propostas completas de cada fornecedor.

No Mapa de Cotações da Vobi, você poderá identificar quando um fornecedor disponibiliza uma quantidade diferente da solicitada para um determinado item. Isso pode acontecer quando o fornecedor não tem toda a quantidade solicitada disponível ou enviar uma proposta com quantidades maiores.

Nesse cenário, você verá que o número indicando a quantidade estará em laranja, acompanhado de uma seta. Se a quantidade fornecida for menor do que a solicitada, a seta apontará para baixo; se for maior, apontará para cima. Essa indicação visual ajuda a perceber facilmente as discrepâncias nas quantidades propostas pelos fornecedores.

Essas informações serão visíveis item a item e também na linha de “Total”. Na proposta de menor valor, haverá uma indicação para a criação da Ordem de Compra, junto com um ícone laranja de ponto de exclamação, indicando que há quantidades diferentes das solicitadas nesta cotação.

No Mapa de Cotações da Vobi, é possível identificar quando os fornecedores não possuem algum dos itens solicitados no pedido de cotação. Se um fornecedor marcou um item como indisponível, ou se você fez isso ao cadastrar a resposta dele, no campo de “Quantidade” desse item e fornecedor específicos, será exibido o termo “Ind.” (indisponível) em um tom de cinza mais claro. Essa indicação ajuda a visualizar facilmente quais itens não estão disponíveis para cada fornecedor.

Depois de receber as propostas dos fornecedores, é hora de avaliar qual delas é a melhor opção e aprovar! 🔍💰 Você, algum membro da sua equipe ou até mesmo o cliente podem aprovar a melhor proposta entre as recebidas de um jeito fácil e prático através da Vobi.

O responsável pela Aprovação vai poder verificar as propostas disponibilizadas no Mapa de Cotação e decidir pela melhor opção, e assim que tomar a decisão, poderá clicar no ícone de “Aprovar √” ao lado do nome de cada fornecedor. Isso significa que essa proposta recebida foi aprovada para seguir no processo de Ordem de Compra.

Para aprovar uma cotação, é necessário que ela esteja no status de Respondido ou Analisado. Então, por exemplo, você recebeu a proposta de cotação, o status deve ser alterado para “Respondido”, assim que o responsável da equipe verificar e analisar as propostas, elas deverão passar para o status de “Analisado”.

❗ Importante: Para que o cliente possa aprovar, habilite a permissão no Portal do Cliente. Para isso, você pode acessar o Projeto referente, clicar em Compartilhar e habilitar a opção de Cotações.

Após a etapa de solicitação, cotação de custos e seleção do fornecedor, você estará pronto para criar uma Ordem de Compra. Esse registro formaliza transações, organiza informações relevantes sobre compras e simplifica os processos financeiros.

No Mapa de Cotações, você terá duas opções para criar a Ordem de Compra:

1. Compra Total

Você pode gerar uma ordem de compra que inclua todos os itens presentes na proposta do fornecedor. Por exemplo, se após analisar as três propostas de cotação que você recebeu, você decide que é mais vantajoso fazer a compra completa com o fornecedor A, basta clicar para gerar essa ordem de compra com todos os itens solicitados.

Para gerar uma ordem de compra que inclua todos os itens da proposta do fornecedor escolhido, siga esses passos:

2. Compra Avulsa

Esta opção é útil quando você deseja selecionar apenas alguns itens específicos do fornecedor para gerar uma Ordem de Compra. É especialmente útil quando você precisa comprar os itens solicitados de diferentes fornecedores ou apenas uma parte dos materiais oferecidos por um fornecedor específico.

Para gerar uma ordem de compra com apenas alguns itens da cotação, siga esses passos:

❗ Importante: se você gerar uma ordem de compra com alguns dos itens da cotação, você poderá ver o ícone de pasta em cinza que vai aparecer ao lado da coluna de “quantidade”, que significa que esse item já faz parte de uma Ordem de Compra.

O Mapa de Cotação está disponível para o seu cliente acessar através do Portal do cliente. Para compartilhar, basta seguir os passos abaixo:

E além do acesso do Mapa de Cotações através do Portal do Cliente, você também poderá compartilhar com o seu cliente exportando em CSV ou Excel.

Para exportar esse mapa, basta seguir os seguintes passos: