Visão Geral
Agora que você já compreendeu como os projetos funcionam na Vobi, é hora de começar a usar a plataforma para otimizar a gestão da sua empresa! 🚀
Neste artigo, vamos te mostrar passo a passo como importar para a plataforma todos os projetos e obras que já estão em andamento, facilitando a centralização e o acompanhamento dos seus projetos e obras.
O que você verá nesse artigo
Onde fazer a importação de projetos na Vobi
Para importar seus projetos em andamento para a plataforma, siga este passo a passo simples e detalhado:
Acesse o Menu de Projetos
Primeiro, vá até o menu lateral Projetos na plataforma. Dentro desse menu, você encontrará uma opção chamada Ações no canto direito superior da tela. Selecione para Importar planilha.
Caso ainda não tenha a planilha, não se preocupe! Você pode baixar o nosso Modelo de Importação. Ao clicar no botão, o arquivo será baixado automaticamente, ou você pode baixar por este link:
Preenchendo o Modelo de Importação
Depois de baixar o modelo, se você possui o Excel, basta abrir o arquivo diretamente nele. Caso não tenha o Excel, não se preocupe! Você pode abrir o arquivo usando o Google Sheets.
Para isso, crie uma nova planilha no Google Sheets, vá até Arquivo, depois Importar, e selecione o arquivo que você acabou de baixar. A plataforma já vai configurar automaticamente os dados a serem importados.
Estrutura do Modelo de Importação
O modelo de importação contém duas abas:
Aba 1: Instruções – Aqui, você encontrará as orientações para garantir que a importação aconteça sem erros. Por exemplo, o nome do projeto deve ter, no mínimo, 3 caracteres para ser aceito.
Aba 2: Dados de Projetos– Esta aba contém as colunas com todas as informações que podem ser importadas. No caso de projetos, apenas a coluna de nome do projeto é obrigatória; as demais são opcionais.
Além disso, na aba de dados, você encontrará exemplos preenchidos para entender como cada informação deve ser inserida.
Colunas de dados:
Ao realizar a importação da sua base de dados serão carregados os mesmos campos de preenchimento padrão dessa funcionalidade. Veja abaixo quais são as colunas que podem ser importadas da sua planilha:
Colunas de preenchimento obrigatório:
Nome do projeto: Mínimo 3, máximo de 255 caracteres.
Colunas de preenchimento opcional:
Cliente: Deve estar preenchido com o nome do cliente na plataforma, assim será reconhecido automaticamente. Caso o nome não exista, será criado na importação.
Origem: Deve ser preenchido com as opções predefinidas pela plataforma, pois, caso contrário, a associação não será possível na hora da importação. São seguintes opções:
Indicação
Mídias Sociais
Anúncios Pagos
Google (orgânico)
Outros
Status: Deve estar preenchido exatamente conforme status cadastrados na plataforma. Caso não informado, projeto será inserido no primeiro status possível.
Metragem quadrada: Insira valores sem formatação.
Valor de ganho da oportunidade: Insira valores. É o valor que sua empresa vai receber caso o cliente feche o contrato para a execução da obra.
Pretensão de investimento: Insira valores. Refere-se ao valor que seu cliente planeja investir na execução da obra.
Descrição: Máximo de 255 caracteres.
Expectativa de início: Insira a data no formato DD/MM/AAAA.
CEP: Insira apenas números.
Endereço: Máximo de 255 caracteres.
Número: Insira apenas números.
Complemento: Máximo de 255 caracteres.
Estado: Máximo de 255 caracteres.
Cidade: Máximo de 255 caracteres.
Responsável: Preencha com e-mails dos responsáveis cadastrados na plataforma separados por vírgulas.
💡Uma boa prática é usar códigos ou nomenclaturas que façam sentido para sua equipe, como:
OBR para indicar projetos relacionados a obras.
PC para projetos complementares.
AOB para acompanhamento de obra.
Verificações Importantes
Após preencher todos os dados, faça as seguintes verificações:
Formato de texto: Certifique-se de que a planilha está com o formato de texto simples.
Formato de data: As datas devem ser preenchidas no formato DD/MM/AAAA, com dois dígitos para o dia, dois para o mês e quatro para o ano.
Valores financeiros: A plataforma aceita valores nos formatos: 10000,00 ou R$10.000,00.
Verifique se não há fórmulas ou espaços extras: Certifique-se de que não existam fórmulas ou espaços extras nas células, pois isso pode causar erros durante a importação.
Formato da planilha: Depois de preencher as informações, verifique se o formato do arquivo da planilha está em .xlsx. Se estiver usando o Google Sheets, ao baixar a planilha, escolha o formato Microsoft Excel (.xlsx).
Importação para a Plataforma
Para fazer a importação da sua planilha para a plataforma, vá até o menu de Projetos e, no mesmo local onde fez o download do modelo de importação, clique na opção Avançar. Selecione o arquivo que você acabou de baixar e siga o passo a passo a seguir.
Escolha da Aba Correta
A plataforma mostrará todas as abas disponíveis no arquivo selecionado. Selecione a aba correta para importar.
Pré-visualização e Correspondência de Dados
Antes de concluir a importação, a plataforma fará uma pré-visualização dos dados. Aqui, você verá se a correspondência entre as colunas da planilha e os campos da plataforma está correta.
A maioria dos campos será reconhecida automaticamente, caso você tenha usado o modelo de importação. Se você usou uma numeração própria ou alterou algum nome, não tem problema! Basta fazer a correspondência manualmente, associando cada campo da planilha com o correspondente na plataforma.
Atenção aos Submenus
Em algumas colunas, como a de origem, pode haver submenus com opções como Mídias Sociais, Google, Orgânico, etc. Fique atento para garantir que todos os dados sejam corretamente correspondidos.
Confirmação e Importação
Após revisar todas as correspondências, a plataforma mostrará uma última pré-visualização. Verifique se tudo está correto. Se houver algum erro, você poderá identificar e corrigir apenas as linhas com problemas, que ficam destacadas em vermelho.
Caso esteja tudo certo, clique em Confirmar!
Pronto! A plataforma começará a importar todos os projetos, atribuindo automaticamente o status de cada um e até mesmo os responsáveis por eles.
Seguindo esses passos, sua importação será feita de maneira eficiente e sem complicações!