Recentemente fizemos uma análise com mais de dois mil empresas que usam a Vobi, para entender melhor como podemos ajudar nossos clientes a chegar em outro patamar relacionado à gestão de projetos, organização da empresa e encantamento de clientes.

Nesse estudo, percebemos que 80% deles possuem um perfil muito parecido, onde falta estrutura organizacional e há uma dificuldade de se adaptar às novas demandas e se posicionar corretamente no mercado. Em resumo, também descobrimos que o problema não é a falta vontade de utilizar ferramentas que facilitem o dia a dia e modernizar o escritório, mas saber por onde começar.

A boa notícia é que essa resposta é justamente sobre o que iremos falar hoje. Um projeto bem estruturado é o coração do trabalho de todo arquiteto e designer de interiores, e entender como aplicá-lo vai simplificar não só a sua vida, mas a dos seus clientes e de todos que estão à sua volta.

O principal motivo para isso é que um projeto/obra bem estruturado, traz ritmo ao seu trabalho, garantindo bons resultados e otimizando o tempo de modo geral. Além disso, o número de erros e surpresas durante a execução será muito menor, e você não terá que ficar apagando incêndios a todo momento.

Imagine que ter um projeto bem estruturado é como separar os ingredientes necessários antes de cozinhar uma receita: mesmo sendo possível fazer substituições de última hora, não dá para fazer um bolo de chocolate sem chocolate, certo?

Vamos juntos que vou te dar três dicas práticas, guiadas pela tríade:

Antes de começar qualquer projeto é necessário que estejam previamente determinadas todas as tarefas a serem executadas através de um escopo composto de etapas com prazos previamente estipulados, o que pode ser feito através de um cronograma.

Uma dica valiosa é já ter um escopo padrão de acordo com os tipos de serviço que você oferece. Isso irá otimizar seu tempo, pois ao iniciar um novo projeto você já terá um modelo pronto, para apenas adaptar de acordo com as particularidades de cada proposta.

Para ilustrar, um cronograma inicial de um projeto poderia ser composto pelas seguintes etapas: Levantamento de Dados, Estudo Preliminar, Anteprojeto, Projeto Executivo, Obra e Ambientação. Na prática, o cronograma ficaria assim:

Outro ponto importante é considerar que por mais que você tenha um planejamento extremamente bem feito, imprevistos acontecem. Por isso, é essencial acrescentar uma margem de segurança para eventuais diversidades a cada etapa criada.

Por fim, considerando eventuais imprevistos e características de cada projeto, a constante revisão de prazos durante o desenvolvimento é essencial para uma execução eficiente.

Utilizado corretamente, o cronograma se torna uma poderosa ferramenta de gestão, facilitando a vida de todos os envolvidos no projeto e otimizando o andamento como um todo.

Considerando a criação do escopo projeto, serão criadas as tarefas que deverão ser executadas em cada etapa do cronograma. As tarefas basicamente servirão como um guia de complexidade, recursos necessários e pessoas envolvidas em cada fase que será executada.

O primeiro passo será listar as tarefas considerando sequência e prioridade, para depois estimar a duração de cada uma delas. A comunicação entre a equipe também é essencial aqui, por isso reuniões periódicas são altamente recomendáveis para avaliação do status das tarefas e levantamento de imprevistos.

Vale ressaltar que estipular a duração de uma tarefa está longe de ser algo simples e esse sempre será um processo de melhoria contínua para o seu escritório: quanto mais você dedicar tempo para entender e otimizar o ritmo do seu escritório, mais terá controle da qualidade do processo e consequentemente maior precisão em relação ao resultado final.

Abaixo, veja um exemplo básico de tarefas vinculadas à etapa de Estudo Preliminar:

Essa organização permitirá definir um prazo estimado muito mais realista para o seu cliente, pois possibilitará pensar com antecedência na linha do tempo, e já antever situações que poderiam atrapalhar a execução das etapas no futuro.

Uma dica aqui é fazer o possível para organizar os prazos de modo que seja possível fazer alterações ao longo da execução, evitando comprometer as demais entregas. Lembre-se que sempre será melhor avisar o cliente que uma determinada etapa ficou pronta antes do previsto do que o contrário, por isso procure sempre trabalhar com um prazo que considere imprevistos.

Na Vobi, suas tarefas podem ser vinculadas diretamente ao cronograma dentro de cada projeto, além de ter a possibilidade de visualizar seu planejamento como lista, gráfico e calendário. Veja como utilizar esse recurso no artigo indicado abaixo.

O terceiro ponto para um bom planejamento leva em conta o detalhamento de todos os produtos e serviços que serão necessários para fazer o projeto acontecer, ou seja, o famoso orçamento. Nessa etapa, será necessário pré-definir, mensurar e controlar todos os possíveis gastos, considerando a disponibilidade financeira do cliente, do início ao fim ao do projeto.

Seus projetos sempre incluem serviços como marcenaria, pintura, marmoraria e etc? Aqui também vale a dica de criar um padrão. Para isso, você pode utilizar a ferramenta de Templates! Através dela, você pode criar vários orçamentos base com produtos, serviços e composições já adicionadas previamente, de acordo com cada tipo de serviço que você presta e também de acordo com os ambientes que você mais costuma trabalhar.

Por exemplo:

Agora ao fechar um novo negócio, ao invés de criar todo um orçamento do zero, aplique esse template e otimize seu precioso tempo! 🚀

Outra dica é de tempos em tempos fazer um estudo de orçamento de projetos passados, que poderão trazer valiosos insights baseados em critérios comparativos, facilitando a criação de orçamentos cada vez mais completos para os seus clientes.

Com a Vobi, criar orçamentos com produtos, serviços e composições ficou ainda mais fácil! Veja como: