Registrar uma Ordem de Compra e Contratação é crucial após a etapa de solicitação, cotação de custos e seleção do fornecedor.
Nesse artigo, vamos ver os benefícios de utilizar a Vobi para esse registro e daremos detalhes sobre como seguir esse processo, passo a passo, para criar e gerenciar Ordens de Compras e Contratações na plataforma.
Vantagens de utilizar a Ordem de Compras e Contratações da Vobi
Passo a passo para registrar uma Ordem de Compras
Como utilizar os status de Ordem de Compras e Contratações
O que acontece quando a Ordem de Compra for aceita ou recusada?
Como excluir uma Ordem de Compra
Próximos passos após gerar uma Ordem de Compras
Dúvidas frequentes
A Ordem de Compras e Contratações é uma ferramenta crucial que formaliza transações, organiza informações relevantes sobre compras e simplifica os processos financeiros, garantindo maior clareza e precisão na gestão de compras da sua empresa.
Dentre suas principais vantagens, temos:
Centralização e Registro de Informações Cruciais:
A Ordem de Compra é um documento que concentra informações cruciais sobre as compras realizadas. Ela registra detalhes como os itens comprados, nome do fornecedor, preço, custos de frete, data de compra e status do pedido. Isso é vital para manter um controle organizado e acompanhar o progresso das transações.
Formalização da Transação com Fornecedores:
Imagine a Ordem de Compras como a representação oficial da intenção de compra da sua empresa junto ao fornecedor. Ela não apenas formaliza essa intenção, mas também estipula detalhes como a quantidade, as especificações e o prazo de entrega dos materiais. Por exemplo, ao emitir uma Ordem de Compras para adquirir 500 metros de cabos elétricos de um fornecedor específico, a empresa concretiza a transação e estabelece os termos precisos da compra.
Automatiza a criação dos Lançamentos Financeiros:
Além de formalizar a compra, a Ordem de Compras é utilizada para gerar lançamentos financeiros. Ela serve de base para atividades como pagamento ao fornecedor pelos materiais adquiridos, reembolso de custos, ou mesmo para cobrança de taxas administrativas acordadas. Por exemplo, a empresa pode utilizar a Ordem de Compras para registrar o pagamento ao fornecedor de materiais de construção, mantendo assim um controle financeiro claro e preciso.
Criar uma Ordem de Compras e Contratações com a Vobi é incrivelmente fácil! Veja todo o passo a passo a seguir 
Para criar uma Ordem de Compras, você terá três opções:
Criar uma Ordem de Compras a partir de uma solicitação: para isso, acesse o módulo de Gestão de Obras, e depois clique em Gestão de Compras. Vá até a solicitação que deseja, clique no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela e logo após em Alterar Status > Compra contratação > Mover o status e criar Ordem de Compra/Contratação.
Criar uma Ordem de Compras a partir de uma cotação: para isso, acesse o módulo de Gestão de Obras, e depois clique em Gestão de Compras. Vá até a cotação que deseja, clique no Mapa de Cotações e você terá duas opções para gerar sua Ordem de compra:
Compra Total: Gerar uma ordem de compra que inclua todos os itens da proposta do fornecedor escolhido. Útil quando deseja comprar todos os itens de um único fornecedor.
Compra Avulsa: Escolha apenas alguns itens específicos do fornecedor para gerar uma Ordem de Compra. Ideal para comprar itens de diferentes fornecedores ou apenas uma parte dos materiais oferecidos por um fornecedor específico.
Criar uma Ordem de Compras sem uma solicitação prévia: para isso, acesse o módulo de Gestão de Obras, e depois clique em Gestão de Compras. Vá até a sub-aba de Ordens de compras e contratações e clique no botão de Criar Ordem de Compra/Contratação.
Mas quais são as diferenças e vantagens de criar uma Ordem de Compras a partir de uma Solicitação/Cotação prévia ou não? Vamos entender isso!
Quando uma Ordem de Compra for criada a partir de uma Solicitação ou Cotação, ela já será criada com os itens que estão inseridos e suas devidas apropriações e vínculos. E caso seja necessário, você poderá adicionar novos itens ou até mesmo excluir algum deles que não deseja que faça parte dessa ordem de compras.
Isso é útil em situações como por exemplo: sua obra precisa de Cimento Portland CP II e Tijolo Cerâmico. Se você criou uma Solicitação/Cotação com esses itens, mas encontrou custos melhores em fornecedores diferentes, pode criar duas Ordens de Compras vinculadas à mesma Solicitação/Cotação. Assim, cada uma dessas ordens terá o item correspondente ao fornecedor específico, facilitando a compra separada e garantindo o melhor custo benefício.
Agora, quando você cria uma Ordem de Compra sem uma solicitação/cotação prévia, será necessário adicionar os itens desejados, podendo escolher os itens do orçamento, da biblioteca, da SINAPI ou até mesmo criar um novo insumo.
Importante: a grande vantagem de criar uma Ordem de Compra a partir de uma solicitação/cotação, é que essa requisição pode passar por uma série de conferências pelos setores responsáveis na empresa, incluindo verificação de quantitativos e fornecedores antes da criação da Ordem de Compra. E quando a Ordem for gerada, todos os itens já terão sido adicionados e você não terá esse trabalho novamente.
Como visto anteriormente, você terá duas opções para criar uma Ordem de Compra e Contratação, certo? Agora, vamos ver tudo sobre os campos que você deverá preencher para gerar essa Ordem!
Projeto: nome do projeto ou dos projetos que você deseja registrar a Ordem de Compra. Se você criar a partir de uma solicitação existente, esse campo já vai vir automaticamente preenchido, caso contrário, é só selecionar o nome do projeto que deseja.
Nome: crie um nome para identificar essa ordem de compra.
Fornecedor: preencha com o nome do Fornecedor escolhida após o período de cotação.
Prioridade: selecione a prioridade entre baixa, média e alta.
Responsável: selecione o membro da sua equipe responsável pela ordem de compra.
Itens solicitados: aqui você encontra todos os itens que foram inseridos na solicitação prévia. Como dito anteriormente, caso você esteja criando essa Ordem de Compras sem uma solicitação, é só adicionar todos os itens que deseja, clique em Buscar item para adicionar um Insumo do Orçamento, da sua Biblioteca (Meus itens) ou da SINAPI, ou em + adicionar item para inserir um novo produto ou serviço.
Caso seja necessário, você pode ver mais detalhes sobre como adicionar itens solicitados clicando aqui.
Para ordens de compra que envolvem mais de um projeto, cada item adicionado será automaticamente replicado para todos os projetos vinculados. No entanto, após a inserção, é possível editar cada item individualmente, permitindo ajustes específicos para cada projeto conforme necessário.
Campos de valores: após adicionar os itens solicitados, observe que no final você terá o subtotal desses itens, considerando os descontos, impostos e até mesmo frete. Você poderá adicionar taxas com porcentagem ou valores fixos
Pagamento:
Condições de pagamento: configure aqui as condições de pagamento combinadas com o fornecedor (à vista ou em até 60x). Por padrão, as parcelas possuem um intervalo de 30 dias entre uma e outra, com a data do primeiro vencimento sendo igual a data do dia da criação. No entanto, você poderá alterar se necessário, bem como os percentuais e descrições.
Forma de pagamento: configure aqui as formas de pagamento aceitadas como PIX, boleto, cartão de crédito e etc, podendo inclusive marcar mais de um campo.
Dica da Vobi: Durante o processo de aquisição de materiais para sua obra, você pode se deparar com a oportunidade de obter um desconto expressivo caso opte por pagar à vista a um determinado fornecedor.
Utilizando a Vobi, ao preencher os detalhes da ordem de compra, é possível adicionar esse desconto diretamente nos campos de valores. O subtotal mostrará a soma total sem descontos, impostos ou fretes.
Ao inserir o desconto (em porcentagem ou taxa fixa), o valor final total será recalculado, permitindo visualizar a economia gerada.
Aqui, você seleciona quem será o responsável pelo pagamento ao fornecedor.
Meu negócio: quando seu negócio é responsável pelo pagamento do fornecedor. Nesse caso a ordem de compra será criada com os dados de faturamento do seu negócio e o fornecedor poderá acessá-los para emitir a nota fiscal com os devidos dados.
Por exemplo, suponha que uma construtora está trabalhando em um projeto de renovação de um prédio comercial. Durante o planejamento, eles identificam que precisam de um grande volume de material para a fase de revestimento. Portanto, decidem adquirir um grande lote de azulejos e cimento para garantir o andamento eficiente da obra. Ao acessar a plataforma Vobi, a equipe cria uma Solicitação de Compras detalhada para adquirir esses materiais específicos. Ao passar pela conferência interna e cotação, o próximo passo será a criação de uma Ordem de Compra. Na parte de faturamento, eles selecionam Meu Negócio como responsável pelo pagamento, pois a construtora assumirá os custos desses materiais e a nota fiscal deve ser emitida com os dados da empresa.
Cliente: quando o seu cliente é responsável pelo pagamento do fornecedor. Nesse caso a ordem de compra será criada os dados de faturamento do seu cliente e o fornecedor poderá acessá-los para emitir a nota fiscal com os devidos dados.
Por exemplo, você é dono de uma construtora responsável por um projeto de expansão de uma fábrica, por contrato o seu cliente é o responsável pelos pagamentos das compras e contratações necessárias para execução da obra. Em algum momento, você identifica a necessidade de adquirir estruturas metálicas para a conclusão dessa obra. Após a conferência de cotações com os fornecedores, você decide comprar com o fornecedor X. Na criação da Ordem de Compra, na seção de faturamento você irá selecionar o cliente como responsável pelo pagamento e dessa forma, os dados do seu cliente estarão na Ordem de Compra e serão utilizados para a emissão da Nota fiscal por parte do fornecedor.
Importante Em ordens de compra que envolvem múltiplos projetos, a opção de faturamento para o Cliente ficará desabilitada. Nesse caso, será possível registrar o faturamento apenas para "Meu negócio".
Endereço de entrega: a plataforma preenche automaticamente os campos de Endereço de Entrega com as informações cadastradas no Projeto. Mas se precisar, você pode alterar esse endereço para um diferente ou até mesmo atualizar o endereço do projeto diretamente durante a criação da Ordem de Compra.
Observações: você pode deixar comentários sempre que quiser na sua Ordem de Compra. Essa área é como um bloco de notas para trocar informações importantes com outros usuários. Por exemplo, se você precisar destacar detalhes específicos sobre o pedido, como preferências de embalagem, é aqui que você faz isso. É como deixar um recado para a equipe e até mesmo seu fornecedor, garantindo que todos estejam na mesma página e nada importante seja esquecido.
Anexos: se você desejar, é possível adicionar à Ordem de Compra anexos como o comprovante de valor, como por exemplo a cotação enviada pelo fornecedor. Isso ajuda a manter um registro documental completo, facilitando a conferência e acompanhamento da transação.
Logo após estruturar a Ordem de Compras e clicar no botão de Salvar e enviar, é o momento de enviá-la ao fornecedor. Você poderá:
Enviar a ordem de compra criada diretamente para o email do seu fornecedor
Enviar o link da ordem de compra para o seu fornecedor acessar
Se você clicou apenas em Salvar, fique tranquilo! Você poderá fazer esse envio a qualquer momento, é só seguir esse passo a passo:
Acesse a Ordem de Compras que deseja
Clique no ícone de ⫶ três pontos ao lado dele e logo após em Enviar ao fornecedor.
Em ordens de compra com múltiplos projetos, a divisão dos itens será feita pela visão do profissional dentro da Vobi. Para o fornecedor, ele visualizará o total dos itens de forma unificada, mas poderá identificar os detalhes e endereços específicos de cada obra.
Dessa maneira facilita o processo de envio de ordens de compras, evitando cotações e ordens duplicadas para o mesmo fornecedor, reduzindo trabalho manual e organizando os pagamentos em um único lançamento financeiro!
Rascunho: Este status permite que o usuário inicie o processo de criação de uma ordem de compra, salvando os detalhes preliminares sem a necessidade de finalizá-los imediatamente. É útil quando algumas informações ainda estão sendo reunidas ou decididas.
Aberta: Quando a ordem de compra está pronta para ser revisada antes de ser enviada ao fornecedor. Neste estágio, a equipe de compras pode estar revisando os detalhes antes de prosseguir com o envio.
Aprovada*: Quando o responsável da equipe aprovou a ordem antes de enviar ao fornecedor. *Esse status só aparecerá quando a alçada de aprovação estiver ativa.
Enviada: Indica que a ordem de compra foi enviada ao fornecedor. Ela está em trânsito para o fornecedor para aceitação.
Confirmada: Quando o fornecedor aceita a ordem de compra e o profissional responsável marca a Ordem de Compra como Confirmada.
Recusada:
Pelo fornecedor: Quando o fornecedor recusa a ordem de compra e o profissional responsável marca a Ordem de Compra como recusada. Nesse caso, você poderá acessar essa Ordem de compra, clicar no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela e voltar para enviada quando você fazer o envio novamente.
Pelo aprovador*: Quando o aprovador recusa a ordem de compras.
*Esse status só aparecerá quando a alçada de aprovação estiver ativa.
Finalizada: Utilizado quando a ordem de compra está concluída. Todos os procedimentos relacionados foram executados e a transação foi finalizada com sucesso.
Para mudar o status de uma ordem de compras, é bem simples! Basta clicar nos ícone de três pontos ⫶ no canto direito e logo após em Alterar Status e escolher o próximo status!
Quando a Ordem de Compra é marcada como confirmada, você irá confirmar a compra e gerar o lançamento financeiro. Para isso, deverá preencher:
Data de compra: a data quando a compra foi realizada. Essa informação estará disponível na Ordem de Compra.
Tipo de lançamento:
Despesa do negócio: quando seu negócio irá realizar o pagamento do fornecedor.
Pagamento do cliente: quando o seu cliente irá realizar o pagamento do fornecedor. Selecione o nome do cliente que deseja vincular à compra.
Importante Em ordens de compra que envolvem múltiplos projetos, a opção de tipo de lançamento para o Pagamento do cliente ficará desabilitada. Nesse caso, será possível registrar o lançamento apenas para "Despesa do negócio".
Para saber mais sobre Como criar lançamentos financeiros a partir de uma Ordem de Compra, clique aqui.
Agora, quando a Ordem de Compra é marcada como recusada pelo fornecedor ou pelo aprovador, ela vai para o status de Recusada, permitindo que você faça os ajustes necessários ou encontre uma solução alternativa para garantir a continuidade do processo de compra. Após esses ajustes e o próximo envio, você poderá clicar no ícone de três pontos > Alterar Status> Voltar para enviada (recusadas pelo fornecedor) ou Voltar para Aberta (recusadas pelo aprovador).
Se você deseja excluir alguma Ordem de Compra, é importante ressaltar alguns pontos:
Caso essa Ordem de compra não possua nenhum lançamento financeiro vinculado, como pagamento ao fornecedor, reembolso ou até mesmo cobrança de taxa de administração, você poderá excluí-la sem nenhum impedimento. Basta:
Acessar o módulo de Gestão de Compras
Localizar a Ordem de Compra desejada, clicar no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela e logo após, em Apagar.
Caso essa Ordem de compra possua um reembolso ou taxa de administração vinculada, você não poderá excluí-la. Caso seja realmente necessário fazer essa exclusão, você deverá fazer esse processo:
Acessar o financeiro > pagamentos desse projeto
Localizar o pagamento que está vinculado, clicar no clicar no ícone de três pontos ⫶ > Ver detalhes > Ações e logo após, clicar em Excluir.
Agora, se essa Ordem de Compra estiver vinculada com algum lançamento financeiro que tenha uma parcela paga, não será possível excluir ela. Caso seja realmente necessário fazer essa exclusão, você deverá fazer esse processo manualmente, portando, deverá:
Acessar o financeiro desse projeto
Localizar o pagamento que está vinculado, clicar no ícone de três pontos ⫶ e marcar como cancelado.
Agora, será possível voltar até a Ordem de Compras que deseja, clicar no ícone de três pontos e logo após, clicar em Apagar.
Dica da Vobi: para não perder qualquer registro importante, ao invés de apagar a Ordem de Compras e os lançamentos financeiros vinculados, você pode acessar o pagamento e marcar as demais parcelas como canceladas! Para isso, siga esse passo a passo:
Acessar o Projeto referente e acessar o módulo Financeiro dentre ele
Localizar a o lançamento que deseja, clicar no ícone de três pontos ⫶ ao lado dele e logo após, em Cancelar pagamento.
Depois de aprender tudo sobre a Ordem de Compras, aprenda a como gerar lançamentos financeiros a partir dela!
Para isso, confira o material detalhado que preparamos para você clicando aqui.
Qual a diferença entre faturamento e o tipo de lançamento?
"Faturamento" e "Tipo de Lançamento" se diferenciam pela responsabilidade de pagamento e pela registro financeiro associado à transação.
O faturamento determina quem terá seus dados registrados na nota fiscal emitida pelo fornecedor. Por exemplo, ao selecionar o Cliente, quer dizer que as notas fiscais serão emitidas no nome dele.
Já no Tipo de lançamento, você escolhe como ele deverá ser registrado na plataforma: como uma Despesa do negócio ou como um Pagamento do seu cliente.
Porém, mesmo que a empresa marque o cliente como responsável pelo faturamento para agilizar o processo, ela pode optar por pagar diretamente aos fornecedores e, posteriormente, ser reembolsada pelo seu cliente. Isso significa que, mesmo que ela realize a compra e tenha essa despesa, a nota fiscal será emitida com os dados do seu cliente conforme o planejado e após isso o cliente deverá fazer o reembolso para o profissional.
Veja um exemplo prático
Você é dono de uma construtora com um contrato para expandir uma fábrica. Nesse contrato, o cliente é responsável pelos pagamentos, o que implica que as notas fiscais devem ser emitidas em nome dele. Digamos que você precise de estruturas metálicas para a obra e após consultar fornecedores, decide comprar do fornecedor X.
Na criação da Ordem de Compra, no campo de Faturamento, você deverá selecionar o seu Cliente. Assim, o fornecedor emite a nota fiscal usando os dados do cliente, mesmo que o pagamento seja realizado pela sua empresa.
Portanto, você deverá seguir o processo de:
Ao criar a Ordem de Compra, ela deve selecionar no campo de Faturamento o Cliente referente.
Após isso, quando a Ordem de Compra for marcada como Aceita, a construtora deve selecionar o Tipo de Lançamento como uma Despesa do negócio.
Depois, ela poderá encontrar essa Ordem de Compra no status de Aceita. Ao selecioná-la ou clicar no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela, o profissional poderá clicar em Solicitar reembolso do seu cliente.
Após isso, você poderá escolher entre criar esse reembolso via Vobi Pay ou por um lançamento manual.
Essa prática simplifica os registros contábeis e, ao fim do mês, permite criar uma cobrança de reembolso para o cliente baseada naquela ordem de compra que sua empresa realizou. Isso reflete as despesas arcadas pelo seu negócio, facilitando o processo de reembolso ao final.
