Visão Geral
Para muitos profissionais, realizar uma estimativa confiável do prazo final da sua obra não é uma tarefa fácil. Sabemos que atrasos nas entregas e alterações do prazo são uma realidade que acontece mais do que gostaríamos.
Por isso a Vobi criou a ferramenta de Planejamento de obra: facilitamos muito a estimativa de duração das etapas de sua obra, de uma forma simples e rápida. Nesse artigo, você vai aprender como utilizar esse recurso da plataforma. Vamos lá? 😉
O que você verá nesse artigo
Como funciona o planejamento de obra
Para utilizar o módulo de planejamento, acesse um Projeto e clique no menu Obra ➝ Planejamento.
❗Importante: Para realizar o planejamento corretamente, é necessário que o seu orçamento já esteja devidamente preenchido, com seus níveis e itens estruturados, além das aprovações em cada item. O planejamento exibe a mesma estrutura que está preenchida no orçamento, com a diferença de que apenas são puxados os itens que foram aprovados ou estão para aprovar.
Você pode trabalhar de duas formas que vamos apresentar a seguir:
Estimativa por nível ou etapa do orçamento: se você precisa de uma estimativa mais rápida da sua obra, basta preencher sua data de início e determinar a duração estimada de cada etapa (ou vice-versa). Automaticamente o sistema irá te indicar a data final de cada etapa e também exibirá na primeira linha a duração total da sua obra e a data inicial e final estimada.
É importante que o vínculo das datas dos níveis com os itens esteja desligado. Para fazer isso é necessário ir no ícone de configurações dentro do planejamento e então desativar o vínculo conforme o GIF abaixo:
Estimativa por item do orçamento: Se você deseja ter uma estimativa detalhada do cronograma da obra. Permitimos você estimar a duração de cada um dos itens que serão executados no seu orçamento. Essa forma pode ser mais demorada para preencher, mas também pode gerar uma estimativa mais real da sua obra.
Primeiramente, é importante vincular as datas dos níveis com seus itens, clicando no ícone indicado na imagem abaixo que fica dentro da engrenagem:
Após feito vínculo, você pode expandir os níveis para visualizar cada item adicionado no seu orçamento. Com isso, as durações de cada item e sua data de início prevista podem ser facilmente configurados. Logo após preencher a estimativa de cada item, você verá que os prazos dos níveis do orçamento foram automaticamente estimados.
Além de organizar os prazos da sua obra, o planejamento também serve como a base para o seu cronograma físico-financeiro. Ou seja, a partir das datas que você insere no planejamento, a Vobi automaticamente cria o Cronograma Físico-Financeiro Previsto e a Curva-S.
💡Dica da Vobi: Para ver em detalhes os itens no Cronograma Físico Financeiro previsto, é importante que o planejamento tenha datas vinculadas entre os diferentes níveis e itens. Caso contrário, apenas os níveis serão exibidos.
Como editar datas e durações
Você pode editar a data e duração de um item na Lista, clicando no campo que exibe essa informação diretamente na sua tabela.
Além disso, ao clicar em um item, e abrir os seus detalhes, é possível editar essas informações nos campos respectivos.
Outra forma de alterar a data e duração dos itens é através do gráfico GANTT, sendo possível arrastar os itens, alterando a sua data de início e fim , ou redimensionar as atividades, alterando a sua duração
❗Importante: se o prazo do seu nível está vinculado aos itens dentro dele, não será possível editar sua duração. Para isso, você deverá alterar a duração dos itens inseridos no nível ou desabilitar o vínculo.
Você poderá configurar o calendário de trabalho da sua própria empresa para que seu planejamento seja estruturado de acordo com os dias úteis do seu negócio.
Para aprender como personalizar o seu próprio calendário de trabalho na plataforma Vobi, clique aqui.
Como criar dependências entre os itens no planejamento
Você pode criar vínculos entre os itens no seu planejamento, de forma que o início ou fim de uma tarefa sucessora dependa do início ou fim da tarefa predecessora.
Os vínculos de dependência são especialmente vantajosos no replanejamento de um projeto, pois permitem uma adaptação mais rápida ao ajustar cronogramas. Quando ocorre um imprevisto, como atrasos ou mudanças de escopo, a presença de vínculos bem definidos permite que qualquer ajuste em uma tarefa automaticamente atualize o cronograma das atividades.
Dessa forma, caso você precise alterar a data de uma tarefa específica, as demais (sucessoras) mudarão automaticamente. 🚀
Existem três informações necessárias para configurar um vínculo:
Tarefa predecessora: é o item que antecede determinada atividade. Assim, o início e fim de uma tarefa ficam dependentes da tarefa antecessora
Tipo do vínculo: existem quatro tipos de vínculos:
Fim-Início: quando o início de uma atividade depende do final da sua antecessora. Esse é o tipo padrão na plataforma, ou seja caso você não detalhe o tipo de um vínculo, ele será criado como Fim-Início
Fim-Fim: quando o fim de uma atividade depende do fim da sua antecessora. Ou seja, a atividade só poderá ser finalizada quando a antecessora também for finalizada.
Início-Início: quando o início de uma atividade depende do início da sua antecessora. Nesse caso, a atividade só poderá ser iniciada depois da sua antecessora.
Início-Fim: quando o fim de uma atividade depende do início da sua antecessora. Nesse caso, a atividade só poderá ser finalizada depois do início da antecessora.
Intervalo: é a duração necessária em dias úteis entre as atividades.
É possível criar as dependências de três formas: pelos detalhes de um item, pela coluna de predecessoras ou pelas setas no gráfico GANTT.
Pelos detalhes de um item
Começando pelos detalhes de um item, siga esse passo a passo para realizar o vínculo das tarefas desejadas:
1. Abra uma item e em seguida, clique no botão "Adicionar dependência".
2. Selecione a tarefa antecessora.
3. Você poderá configurar o tipo e intervalo do vínculo adicionado.
4. Depois disso é só clicar em "Salvar" para finalizar
Coluna de predecessoras
Também é possível criar os vínculos de dependências através das colunas de predecessoras. Para isso, basta digitar, no campo da atividade onde você deseja adicionar o vínculo, a numeração da atividade antecessora.
Caso você queira é possível detalhar o tipo do vínculo, sendo necessário somente digitar na frente do vínculo as siglas FI (Fim - Início), FF (Fim - Fim), II (Início - Início) ou IF (Início - Fim), de acordo com o tipo do vínculo que deseja configurar. Por padrão o vínculo será criado como Fim - Início, não sendo necessário especificar esse tipo.
Você pode ainda definir um intervalo entre as atividades. Para isso, basta adicionar ao vínculo um valor de tempo, como por exemplo "+3" ou "+5", de acordo com a necessidade.
Se uma tarefa depender de mais de uma predecessora, você pode criar múltiplos vínculos. Para isso, basta separar os vínculos com uma vírgula.
Dessa forma, alguns exemplos de vínculos são:
1.2: Nesse caso, a atividade irá depender do item de numeração "1.2", o tipo do vínculo será "Fim - Início" e o intervalo será de 0 dias.
1.5FF+3: Nesse vínculo, a atividade irá depender do item "1.5", o tipo do vínculo será "Fim - Fim" e o intervalo será de 3 dias úteis.
3.4II+1, 2.2: Por fim, nesse cenário, a atividade possui dois vínculos:
Dependência da atividade "3.4", com o tipo do vínculo sendo Início - Início e uma duração de 1 dia útil
Dependência da atividade "2.2", com o tipo "Fim - Início" e duração de 0 dias.
Gráfico GANTT
Agora, caso prefira utilizar em formato de Linha do Tempo (diagrama de Gantt), siga esse passo a passo para realizar o vínculo das tarefas desejadas:
1. Dê um clique sobre a tarefa em barra horizontal para iniciar a operação;
2. Ao passar o mouse sobre a atividade escolhida, irão aparecer os círculos para criar os vínculos. Clique no círculo em branco e faça a ligação através da seta na tarefa sucessora. Ao criar vínculos entre tarefas no cronograma, o ponto de conexão entre as atividades determina como a dependência será configurada:
Selecionando o círculo no início da atividade predecessora: A tarefa sucessora dependerá do início da tarefa predecessora. Ou seja, a tarefa sucessora só poderá começar (ou terminar, dependendo do vínculo) com base no momento em que a predecessora se inicia.
Selecionando o círculo no final da atividade predecessora: A tarefa sucessora dependerá do término da tarefa predecessora. Nesse caso, o vínculo é baseado no fim da predecessora, ou seja, a tarefa sucessora só poderá começar (ou terminar) após a predecessora ser concluída.
Ligando a seta ao início da tarefa sucessora: O vínculo criado influenciará o início da tarefa sucessora. Isso significa que a dependência afetará o momento em que a tarefa sucessora poderá começar, com base na tarefa predecessora.
Ligando a seta ao final da tarefa sucessora: O vínculo influenciará o término da tarefa sucessora. Nesse caso, a dependência impactará o momento em que a tarefa sucessora poderá ser finalizada, dependendo da predecessora.
E para desvincular, basta dar dois cliques no vínculo e depois confirmar.
Feito isso, sempre que alterar uma data de uma tarefa antecessora, as demais também serão alteradas. E caso já haja intervalos de dias entre uma tarefa e outra, ele seguirá essa proporção. ✨
Como configurar as colunas para você e para o seu cliente
É possível configurar qual será a visualização padrão da sua equipe e do seu cliente em relação às informações disponíveis.
Para isso, clique na engrenagem ⚙️ que aparece no canto superior direito da página e selecione quais colunas devem aparecer para você e sua equipe em Habilitado e quais devem aparecer para o seu cliente em Cliente.
Ao editar em "Lista", você irá configurar as colunas que serão exibidas na visualização de Lista. Ao editar em "Linha do Tempo" você irá configurar as colunas que serão exibidas no gráfico GANTT.
Como atribuir responsáveis
Para um melhor controle dos responsáveis da obra, você pode também adicionar um responsável para cada nível ou item do seu orçamento.
Os responsáveis exibidos são todos os colaboradores cadastrados na sua empresa dentro da Vobi e também os Visitantes, que podem ser acessados em Configurações ➝ Minha equipe.
Como exportar meu planejamento
Basta clicar em Ações no canto superior direito da tela de Planejamento de obra. Você terá a opção de exportar em PDF, Excel ou CSV.
Como compartilhar o planejamento com cliente Portal do Cliente
Dentro do projeto, clique no ícone de compartilhamento, expanda a tela para Configurar compartilhamento e habilite a opção Planejamento.
