Visão Geral
Uma das principais vantagens que você tem ao adicionar colaboradores da sua empresa dentro da Vobi é que você pode gerenciar todas as tarefas que estão sendo realizadas e quais são os responsáveis por cada uma delas em um só lugar. 😉
Vamos falar um pouco mais sobre como você poderá vincular seus colaboradores dentro das tarefas na Vobi.
O que você verá nesse artigo
Como adicionar responsáveis nas tarefas da minha empresa
Antes de mais nada, recomendo que você dê uma olhada em como criar a conta dos seus colaboradores na Vobi e também de como funcionam as tarefas na nossa plataforma. Esses materiais vão dar a base necessária para que você consiga fazer o que será descrito na sequência.
Agora que você adicionou os colaboradores na plataforma e já tem familiaridade com a nossa gestão de tarefas, você poderá adicionar responsáveis nas tarefas de três formas:
Dentro dos próprios projetos que você está construindo.
Dentro das oportunidades que estão em período de captação.
Através da ferramenta de Gestão de Tarefas.
💡Dica da Vobi: Se você já criou múltiplas tarefas e o seu trabalho será somente de vincular os responsáveis nelas, use a ferramenta de Gestão de Tarefas para que esse processo seja mais fluído.
Adicionando responsáveis através do projeto/Oportunidades
Siga o passo-a-passo abaixo para vincular colaboradores responsáveis em determinadas tarefas a partir do projeto.
Clique no menu Projetos que fica no canto esquerdo da tela.
Selecione o projeto que você deseja realizar essas alterações.
Clique na aba Tarefas que fica abaixo do nome do projeto.
Se você já tiver alguma etapa de projeto desenhada na Vobi, busque a tarefa através da setinha que fica ao lado da sua respectiva Etapa. Caso não tenha criado etapas, você pode criar através dos templates ou até mesmo das configurações.
Vá até a coluna Responsáveis que fica ao lado da tarefa e adicione o colaborador que você deseja vincular a essa tarefa.
💡Toda vez que um colaborador for vinculado a uma tarefa, ele receberá uma notificação através do sininho que fica no canto direito superior da tela.
É válido ressaltar que no módulo de Oportunidades, podemos adicionar responsáveis por cada uma das tarefas seguindo basicamente o mesmo passo a passo de Projetos, com a diferença de ser um cronograma dentro de uma Oportunidade.
❗Atenção! Hoje nas tarefas você consegue inseri apenas um responsável por tarefa, de acordo com os colaboradores da sua Equipe - seja visitante ou membro. Mas caso haja outras pessoas envolvidas nessa tarefa, você pode adicioná-las como observadores. 😊
Basta clicar sobre a tarefa para ir em Detalhes e adicionar os observadores:
Dessa forma eles também serão notificados pelas atualizações dessa tarefa. 🙂
Como definir responsáveis pelo projeto
Além de definir responsáveis por tarefas individuais, você também poderá designar pessoas específicas da sua empresa como responsáveis por um projeto na Vobi!
❗ Se você tiver adicionado a opção "Limitar usuário apenas a projetos, oportunidades e tarefas que ele está vinculado" que fica na área Minha Equipe, esses funcionários terão acesso somente aos projetos que foram direcionados a eles.
Para adicionar um colaborador como responsável em um projeto, você terá dois simples caminhos:
O primeiro é vincular o Colaborador através do Quadro ou Lista de Projetos. Quando você acessar a aba de projetos, basta clicar no botão de + no canto inferior do projeto e ou na respectiva coluna e selecionar o responsável que deseja vincular. Você consegue visualizar abaixo como é feito:
Para o segundo caminho, você precisa ir acessar a página do projeto desejado e depois buscar a parte Colaboradores que fica no canto direito superior da tela. Depois, é só selecionar o colaborador desejado dentro do projeto. Após selecionado, o topo da página ficará com as iniciais da pessoa:
💡Dicas de uso
Seguem algumas dicas de como você pode utilizar da melhor forma essa funcionalidade dentro da sua empresa:
Realize reuniões diárias/semanais de 15-30min com os seus colaboradores para que os responsáveis pelas tarefas sejam definidos e vinculados dentro da Vobi em tempo real.
A sua empresa possui alguma tarefa que sempre é realizada pela mesma pessoa? Já adicione essa pessoa como responsável pela tarefa na criação/edição do template de projeto.
Use essa ferramenta como um termômetro para garantir que você (dono/a da empresa) está delegando as tarefas necessárias para os colaboradores e não está absorvendo muitas demandas necessárias.
Se você tem mais responsáveis do que usuários na sua assinatura, você pode criar esses responsáveis como Visitantes dentro da sua conta pela área Minha equipe. Eles não terão acesso à plataforma e não tem custo, mas poderão ser designados como responsáveis nas tarefas da sua empresa, permitindo que você os utilize na organização e gestão das atividades sem necessidade de criar usuários adicionais.
