Visão Geral
A Ordem de Compra não é apenas um documento para formalizar a compra de insumos na construção civil, mas também é onde você vai conseguir aproveitar todo esse registro para criar os lançamentos financeiros essenciais e garantir o controle financeiro dos seus empreendimentos!
Nesse artigo vamos falar sobre como usar as Ordens de Compras e Contratações como base para gerar os diferentes tipos de registros financeiros aqui na Vobi. 👇
O que você verá neste artigo
Quais são os lançamentos financeiros que posso criar a partir de uma Ordem de Compras?
A Ordem de Compras não só formaliza a sua aquisição de materiais e contratações de serviços na construção civil, mas também serve como base para gerar diversos tipos de lançamentos financeiros.
Portanto, você poderá aproveitar toda a estrutura previamente organizada para fazer a requisição de uma compra, para criar lançamentos financeiros, dentre eles:
✅ Pagamentos ao fornecedor, tanto aqueles realizados pela sua empresa, que seriam despesas do seu negócio, quanto pagamentos do seu cliente direto ao fornecedor.
✅ Taxas de administração, exatamente como acordado com o cliente, aplicáveis a uma ou várias ordens de compras e contratações cadastradas na plataforma.
✅ E claro, o Reembolso de custos! Cada despesa registrada pela sua empresa em relação a diferentes obras facilmente poderá ser utilizada como base para criar um reembolso.
Como criar um lançamento a partir de uma Ordem de Compra
Pagamento para o Fornecedor
A Ordem de Compra permite registrar o pagamento ao fornecedor pelos insumos adquiridos ou serviços contratados, seja pela própria empresa ou pelo cliente.
Por exemplo: durante uma obra, a sua empresa precisa comprar 100 sacos de cimento. Utilizando a Ordem de Compra na Vobi, o profissional responsável faz o pedido ao setor de compras e ao ela ser Aceita, você irá criar o pagamento ao fornecedor, seja uma despesa da sua empresa ou um pagamento do cliente. Essa criação será facilitada pois copia as informações que foram adicionadas previamente nessa Ordem de Compras, ou seja, você não precisará selecionar novamente os itens comprados e as condições de pagamento e além disso, esse lançamento financeiro ficará vinculado à Ordem de Compra, melhorando seu controle de informações.
Para conseguir registrar um pagamento para o fornecedor a partir da ordem de compras, você deverá seguir esse passo a passo:
Acesse a página de Ordens de compras e contratações, seja dentro do Projeto referente ou através do Módulo de Gestão de Obras > Gestão de Compras.
Acesse o status de Enviadas e localize a Ordem de Compra que procura. Clique no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela, e depois em Marcar como aceita pelo fornecedor.
Logo após isso, você poderá visualizar uma janela para Confirmar compra. Nela, você deverá colocar a Data de compra e também selecionar o Tipo de lançamento que será criado: uma Despesa do seu negócio, no caso da sua empresa fazer o pagamento ao fornecedor, ou se será um Pagamento do cliente 👇
Despesa do negócio
Como dito anteriormente, você deverá selecionar essa opção quando o seu negócio é responsável pelo pagamento do fornecedor. Nesse caso, será criada uma Despesa da sua empresa em relação à essa Ordem de compras.
Você terá duas formas de preencher essa despesa, dependendo do campo de Habilitar produtos/serviços estar ativo ou não:
Você deve manter habilitada a opção de Produtos/Serviços para que os itens da despesa sejam criados de acordo com o que estiver detalhado na Ordem de Compra. Assim, você não precisará detalhar todos os itens novamente e suas respectivas apropriações. Portanto, você pode deixar a opção de Produtos/serviços habilitada.
Agora, caso queira fazer o registro de uma despesa com apropriação mais simples, você pode deixar essa opção desabilitada.
❗Importante: nós não sugerimos desabilitar essa opção se você tiver previamente estruturado uma ordem de compras com todas as suas apropriações detalhadas, pois assim elas não serão aproveitadas e utilizadas na despesa.
Dependendo do que você escolher aparecerão alguns campos de preenchimento, sendo eles:
Nome da despesa
Valor*
Data de Competência
Categoria financeira
Projeto
Fornecedor
Conta
Centro de Custo
Forma de Pagamento
Apropriação*
Produtos/serviços*
Desconto, imposto e frete
Parcelamento ou recorrência
❗ Importante: Os campos com * são os que variam de acordo se você Habilitar ou não os produtos/serviços.
Além disso, você poderá acessar a sub-aba de Anexos, notas fiscais e anotações para centralizar algum arquivo de cotação ou deixar algum recado importante relacionado à essa despesa.
Feito isso, você poderá clicar em Salvar e fechar para finalizar esse registro de despesa do seu negócio.
Pagamento do cliente
Selecione essa opção quando quando o seu cliente for responsável pelo pagamento do fornecedor. Nesse caso, será criada um Pagamento desse seu cliente para o Fornecedor escolhido.
O próximo passo será preencher os campos referentes a esse pagamento, sendo eles:
Nome do pagamento
Pagamento para
Fornecedor
Projeto: já estará preenchido com o projeto referente
Cliente
Data de Competência:
Forma de pagamento aceitável
Produtos/serviços
Desconto, imposto e frete
Parcelamento
Aqui você também poderá acessar a sub-aba de Anexos, notas fiscais e anotações para centralizar algum arquivo de cotação ou deixar algum recado importante relacionado à essa despesa.
Feito isso, você poderá clicar em Salvar e fechar para finalizar esse registro de pagamento do seu cliente.
Reembolso de custos
A Ordem de Compra permite criar a cobrança de reembolso de custos do seu cliente a partir de uma Ordem de Compras que foi aceita pelo fornecedor e a sua empresa arcou os custos no primeiro momento.
Como dito nos demais artigos, em alguns casos, mesmo que por contrato a responsabilidade pelo pagamento do fornecedor é do cliente, o negócio pode optar por fazer o pagamento para ter mais agilidade no dia a dia. Nesse caso, será possível gerar um pagamento do cliente para o negócio com o valor das ordens de compra selecionadas para fazer o reembolso.
Por exemplo:
Durante uma obra, foi contratado um gesseiro para realizar serviços específicos. Para tornar o processo mais ágil, mesmo que o cliente que seja responsável pelo faturamento, a própria construtora efetuou o pagamento a esse profissional.
Com isso, foi criada uma Ordem de Compra na Vobi para registrar essa contratação e todos os custos associados, e logo após que o gesseiro concluiu o trabalho e foi pago, a empresa poderá solicitar o reembolso desses custos ao cliente.
A Ordem de Compras registrada servirá como base para formalizar esse reembolso, detalhando os serviços realizados e os custos envolvidos. Isso oferece uma forma clara de comunicar ao cliente sobre os valores a serem reembolsados e garante um registro preciso das transações financeiras ligadas aos serviços contratados durante a obra.
Nesse caso, veja o passo a passo para conseguir cobrar corretamente o reembolso:
Acesse a página de Ordens de compras e contratações, seja dentro do Projeto referente ou através do Módulo de Gestão de Obras > Gestão de Compras.
Acesse o status de Aceitas ou Finalizadas e localize a Ordem de Compra que procura.
Caso deseje criar o reembolso referente a apenas uma Ordem de Compra, clique no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela e depois em Solicitar reembolso.
Agora, caso deseje criar um único reembolso englobando o custos de várias compras, você deverá selecionar as ordens que deseja e clicar no botão de Solicitar reembolso que aparece no menu flutuante na parte inferior da tela.
Logo após isso, você poderá visualizar uma janela para Criar pagamento do seu cliente, onde poderá fazer a cobrança de reembolso via Vobi Pay ou por fazer um lançamento manual.
Dependendo do que você escolher aparecerão alguns campos de preenchimento, sendo eles:
Nome do pagamento
Pagamento para
Categoria financeira
Projeto
Cliente
Data de Competência
Conta
Centro de Custo
Forma de Pagamento aceitável
Apropriação
Produtos/serviços*: o item que aparece, é o valor do reembolso da ordem de compra;
Desconto, imposto e frete
Parcelamento
Além disso, você poderá acessar a sub-aba de Anexos, notas fiscais e anotações para centralizar algum arquivo de cotação ou deixar algum recado importante relacionado à esse reembolso.
Feito isso, você poderá preencher todas as informações obrigatórios para finalizar esse registro de cobrança de reembolso do seu cliente.
Taxa de administração
Além dos custos dos materiais, a Ordem de Compra possibilita cobrar taxas administrativas acordadas com o cliente.
Por exemplo, se há um acordo de uma taxa de 5% sobre o valor das compras, é possível criar uma cobrança a partir das ordens de compra registradas. Essa cobrança pode ser baseada em uma ordem de compra específica ou no total gasto pelo cliente em várias ordens de compras selecionadas por você, multiplicando essa soma pelo percentual da taxa acordada.
Nesse caso, veja o passo a passo para conseguir cobrar corretamente a taxa de administração:
Acesse a página de Ordens de compras e contratações, seja dentro do Projeto referente ou através do Módulo de Gestão de Obras > Gestão de Compras.
Acesse o status de Aceitas ou Finalizadas e localize a Ordem de Compra que procura.
Caso deseje cobrar a taxa de administração referente a apenas uma Ordem de Compra, clique no ícone de três pontos ⫶ ao lado dela e depois em Cobrar a taxa de administração.
Agora, caso deseje cobrar a taxa de administração em um uma única cobrança que englobe o custos de várias compras e contratações, você deverá selecionar as ordens que deseja e clicar no botão de Cobrar a taxa de administração que aparece no menu flutuante na parte inferior da tela.
Logo após isso, você poderá visualizar uma janela para Cobrar a taxa de administração do seu cliente, onde você terá os campos de:
Total selecionado: referente a soma de todas as ordens de compras selecionadas.
Taxa: taxa em porcentagem que foi acordada entre você e o seu cliente para ser aplicada acima do valor total.
Valor a cobrar: valor que você deverá cobrar para o seu cliente referente à porcentagem acordada.
Logo após isso, você poderá visualizar uma janela para Criar pagamento do seu cliente, onde poderá fazer a cobrança da taxa de administração via Vobi Pay ou por fazer um lançamento manual.
Dependendo do que você escolher aparecerão alguns campos de preenchimento, sendo eles:
Nome do pagamento
Pagamento para
Categoria financeira
Projeto
Cliente
Data de Competência
Conta
Centro de Custo
Forma de Pagamento aceitável
Apropriações
Produtos/serviços*: cada item que aparece é a taxa de administração de uma ordem de compra selecionada;
Desconto, imposto e frete
Parcelamento
Além disso, você poderá acessar a sub-aba de Anexos, notas fiscais e anotações para centralizar algum arquivo de cotação ou deixar algum recado importante relacionado à esse pagamento do cliente.
Feito isso, você poderá preencher todas as informações obrigatórios para finalizar esse registro de cobrança de taxa de administração.
Caso tenha alguma dúvida, nossa equipe de suporte está disponível na Central de Ajuda, disponível no menu Home. 😉